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Sans papier ATR facture plus vite

Benoît Rey

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Sans papier 
ATR facture plus vite

© D.R.

Le leader mondial des avions turbopropulseurs régionaux a choisi de dématérialiser et d'automatiser le traitement de ses factures fournisseurs.

L'explosion récente du nombre de commandes reçues par ATR aurait pu submerger son service comptabilité-: cela allait entraîner inévitablement une multiplication des factures envoyées par ses quelque 4-000-fournisseurs. Ça n'a pas raté-: elles sont aujourd'hui au nombre de 120-000 par an et devraient atteindre le cap des 200-000 dès la fin de l'année.

Il fallait agir. La solution-? La dématérialisation, bien sûr. Qui n'en a pas entendu parler ces derniers mois-? Elle est très souvent présentée comme la solution miracle pour les entreprises ayant une considérable volumétrie de factures. Les promesses sont certes très alléchantes-: réduction des délais de traitement (manipulation, saisie, consultation, recherche, gestion des litiges,-etc.), meilleure traçabilité des factures et surtout... réduction des coûts-! Exit le papier. Exit l'encre. ATR ne pouvait que succomber. «-Nous avons fait appel à Readsoft, qui a mis à notre disposition une plate-forme de dématérialisation et de gestion des litiges par flux opérationnel totalement intégrée à SAP-», explique Ludovic Villela, le responsable du projet chez ATR.

Une productivité multipliée par deux

Première étape, il fallait discuter du meilleur mode de dématérialisation. Le must aujourd'hui est la dématérialisation dite "fiscale", qui permet des transferts de facture sans la moindre trace de papier sur toute la chaîne. Bien sûr, les factures doivent en retour obéir à des critères stricts imposés par le fisc, comme par exemple la signature électronique du fournisseur, et être archivées sous format numérique. Comme le remarque Hélène Mouiche du cabinet Markess International, cette solution ne fait pas l'unanimité. «-Les entreprises sont assez frileuses devant l'absence totale de papier, remarque la consultante. Elles optent encore pour la dématérialisation simple, où on utilise une facture électronique, tout en en conservant parallèlement une trace papier.-» ATR ne fait pas exception. La dématérialisation fiscale exigeant un gros investissement en temps pour étudier et traiter les problèmes fiscaux en interne, l'industriel a choisi une solution pas à pas. Il a déployé simultanément un processus EDI (Echange de données informatisées) simple pour ses trois plus gros fournisseurs, et le scanning pour les autres factures papiers entrantes. «-À terme notre objectif est de passer le maximum de factures en EDI, mais hélas, tous les fournisseurs ne sont pas encore équipés pour cela-», regrette Ludovic Villéla.

Le principe ainsi défini, il restait à mettre en place la plate-forme de dématérialisation. Et surtout à engager le paramétrage avec SAP pour automatiser complètement le traitement des factures jusqu'au paiement. «-Le plus complexe à mettre en oeuvre a été la définition des algorithmes de rapprochement-», se souvient le chef de projet. Ces derniers servent à comparer automatiquement la facture envoyée par le fournisseur avec les commandes et les réceptions, les trois étant entièrement sous format électronique dans SAP, pour ensuite valider le paiement.

Le gain en temps a été phénoménal. «-En tout, la démarche nous aura pris douze mois, dont six de développement et de formation des utilisateurs-», récapitule Ludovic Villéla. Le process a été complexe à gérer mais le résultat est là. ATR a réussi à accompagner sa montée en puissance sans recruter de personnel supplémentaire. La productivité par personne a été multipliée par deux.

EDI VERSUS PDF

Laquelle des deux options choisir-? EDI ou PDF (Portable document format)-? D'après les retours d'expérience présentés lors des salons spécialisés, l'EDI s'impose en matière de dématérialisation fiscale. Ce format d'échange de données s'intègre directement dans le système comptable et ne nécessite pas, aux yeux de la loi, de signature électronique. Sans compter que la plupart des entreprises en sont déjà équipées. Et c'est peut-être ce qui les perdra. Car elles peuvent d'office tourner le dos au PDF, même si ce serait la solution la plus adaptée pour elles. Notamment si la majorité de leurs fournisseurs sont des PME. Car peu de ces dernières sont équipées d'EDI. Le PDF, plus intuitif pour les personnels non accoutumés, procure une impression de contrôle et instaure la confiance du fournisseur, perturbé par la disparition de signatures manuscrites.

EN BREF

LE PROBLÈME - Gérer un nombre croissant de factures pour en limiter les coûts d'administration. LA SOLUTION - Dématérialiser une partie du flux de factures fournisseurs en implantant un système d'EDI (échange de données informatisées).

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