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Saci-Jo optimise la gestion de ses ressources humaines

Nadège Aumond

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Pour gérer la complexité des temps de travail de son personnel, l'imprimerie qui édite les journaux officiels s'appuie sur le logiciel d'Equitime.

La Société anonyme de composition et d'impression des Journaux officiels, Saci-Jo, a adopté en 2005 un logiciel d'optimisation de l'emploi du temps du personnel. Le but : établir des plannings prévisionnels qui tiennent compte de la réglementation, de son organisation ainsi que de son activité. Le produit est issu des travaux de l'Institut d'informatique et mathématiques appliquées de Grenoble (université Joseph-Fourier/CNRS) et de la société Equitime.

L'imprimerie, liée à l'État par une convention, compte environ 600 salariés dont 400 en CDI et l'équivalent de 200 temps plein en CDD. Ces derniers étant couverts par la rotation d'environ 600 personnes. Les équipes travaillent en trois-huit, sept jours sur sept. « Au final, lorsque l'on croise l'effectif avec les différentes possibilités d'heures de présence, d'absence, les contraintes réglementaires au niveau des heures supplémentaires par exemple, la prise en compte de la production, des temps machines à assurer et des compétences spécifiques que ces dernières nécessitent, cela constitue un immense volume de données à traiter ; établir un planning prévisionnel devient vite un vrai casse-tête ! » explique Dominique Kernec'h, responsable des ressources humaines et de la gestion au sein de la Saci-Jo.

Fin 2004, devant l'obsolescence de son application d'alors qui fonctionne sous DOS, l'entreprise prend la décision de changer son outil de planification des ressources humaines. Première condition, l'élu devra fonctionner dans un environnement SQL Server. « Nous avions avant tout besoin d'un outil capable de gérer la complexité des temps de travail liée à notre activité », ajoute le responsable.

Le taux de présence évalué d'un coup d'oeil

Parmi les trois ou quatre solutions testées par l'entreprise, le logiciel AgileTime édité par Equitime se révèle être la solution la plus ouverte et la plus souple. L'application est couplée au logiciel de gestion des payes, Sage 1000, et est interfacée avec l'application de gestion de production propre à la Saci-Jo. Sont remontées, de cette dernière, les données relatives au volume de production, c'est-à-dire le temps homme à passer sur les différentes machines. AgileTime prend alors en compte dans sa planification les compétences spécifiques nécessaires à certaines machines. « Nous pouvons désormais mieux gérer la polyvalence et même déclencher des actions de formation », complète Dominique Kernec'h.

Autre atout apprécié, la restitution des informations sous forme de code couleur totalement paramétrable qui permet d'établir très rapidement des synthèses visuelles. « En un coup d'oeil, je sais désormais évaluer le taux de présence ! », s'enthousiasme-t-il. Une ergonomie qui bénéficie autant aux gestionnaires qu'aux salariés qui savent, s'ils sont du matin, de l'après-midi ou du soir pour les semaines à venir, et sur quelle machine ils sont affectés.

L'application met à disposition les données historiques et prévisionnelles. L'acquisition, en début d'année, du module intranet rend les informations accessibles à tout moment aux salariés depuis une quarantaine de postes et de bornes. À terme, elles le seront aussi depuis leur domicile.

Prochaine étape, le couplage avec les demandes de congés via le module AgileTime - Selfservice. Après validation, ceux-ci seront automatiquement intégrés au planning prévisionnel. La planification des ressources humaines sera alors entièrement automatisée.

« AgileTime a été intégrée en trois mois à peine sans interrompre quoique ce soit », souligne Dominique Kernec'h. Côté retour sur investissement, ce fut « extrêmement rapide » selon l'industriel qui a investi au total près de 35 000 euros.

EN BREFL'OBJECTIF

- Générer des plannings pour des professions aux horaires flexibles en prenant en compte toutes les contraintes

EN BREFLa solution

- Marier des techniques mathématiques combinatoires à une approche sociale et organisationnelle du temps de travail et des activités

UNE APPLICATION NÉE DANS LA SANTÉ

- Le logiciel AgileTime est le fruit de dix ans de recherches menées par Georges Weil, fondateur d'Equitime, au sein de l'université de Grenoble (Isère). La société, qui a connu en 2005 une croissance de 40 % avec un chiffre d'affaires de 2 millions d'euros, équipe plus de 80 centres hospitaliers, des sociétés d'autoroutes, des aéroports, EDF-RTE, Médiamétrie, ou encore des sociétés de restauration comme Flunch ou Pizza Paï.

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