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Portails d'entreprise : le printemps

Nouveaux venus dans la panoplie Internet, les portails d'entreprise sont appelés à jour un rôle crucial : devenir le point d'accès à toutes les informations de l'entreprise. Pour tous et pour chacun. Tous, c'est-à-dire les employés de l'entreprise, ses p

QU'EST CE QU'UN PORTAIL D'ENTREPRISE ?
Le portail d'entreprise a vocation à devenir "le" point d'accès à toutes les données utiles. Pour tous les utilisateurs, internes ou externes. Mais que recouvre exactement ce terme ?
Par Franck Barnu
Portail. Voilà bien le terme le plus ambigu de toute la galaxie Internet. Non que le concept soit inaccessible au commun des mortels. Au contraire. Intuitivement on se figure assez bien de quoi il s'agit : une "porte d'entrée" ; un point d'accès unique à tout un univers d'informations. Et, en effet, c'est très exactement de cela dont il est question. C'est après que tout s'embrouille.

Quarante types de portails !

Le monde a découvert les "portails" avec les sites Web grand public comme celui de Yahoo !, le créateur de la notion de portail. Leur page d'accueil agrège - et permet de chercher - une énorme quantité d'informations. Elle donne en outre à l'internaute la possibilité de personnaliser son accès. Lors de sa première visite, il choisit les rubriques qui l'intéressent. Ensuite, quand il se connecte, il ne voit s'afficher sur son écran que les rubriques en question.

Vu de l'utilisateur, le portail peut ainsi n'apparaître que comme une page d'accueil de site Web un peu évoluée. D'ailleurs, beaucoup se sont vite empressés, depuis, de baptiser "portail" n'importe quelle page d'accueil un peu riche et personnalisée permettant d'aiguiller l'internaute vers l'information qu'il cherche. Première source de confusion. En fait, depuis deux ou trois ans, la notion a évolué. Tellement évolué que, selon les classifications, on peut identifier jusqu'à... quarante types de portail ! La confusion est maintenant totale. Heureusement, est apparu, dans le même temps, le concept dont il est question ici, celui de portail d'entreprise - abrégé en PE ou EIP, pour Enterprise Information Portal. À propos des PE un fait est certain. Ils ont vocation à jouer un rôle absolument central dans le système d'information des entreprises : ils sont destinés, ni plus, ni moins, à devenir "le" point d'accès aux informations de l'entreprise. Le point d'accès unique à toutes les informations. Sacrée ambition !

Quelle est l'idée qui motive une telle ambition ? Simple. Prenons l'exemple des employés d'une entreprise. Au cours de sa journée de travail, chacun à besoin d'accéder à des sources d'information éparses et hétérogènes. Elles se trouvent sur du papier, dans des bases de données internes, des bases de données externes, des fichiers Word ou Excel, des applications informatiques (les données du PGI, de la CAO...), sur des sites Web internes (l'Intranet) ou externes, etc.

Page personnalisée

Puisqu'aujourd'hui, la plupart de ces données sont sous forme électronique, que chacun possède un PC et que tout se normalise autour d'une technologie - Internet - pourquoi ne pas donner accès à tout cela via le PC ? C'est justement ce à quoi prétend le portail d'entreprise.

Pourquoi limiter cela à l'usage interne pour les employés internes, donc à l'Intranet ? La même logique s'applique à l'Extranet pour l'information des partenaires industriels (voir page 141) et à l'Internet, pour celle du grand public. Partout il s'agit de fournir un point d'entrée unique à toutes les informations pertinentes pour chaque catégorie d'utilisateur. Si l'on parle tant de portail d'entreprise aujourd'hui, c'est qu'il existe désormais une offre de produits - des progiciels - permettant aux entreprises de réaliser leur propre application portail (voir page 140).

Cette arrivée d'offre dite de portail, pour heureuse qu'elle soit, est cependant source d'une nouvelle ambiguïté. Qu'appelle-t-on portail ? Le système informatique sur lequel s'appuie l'application, les fonctionnalités qu'elle offre ou l'application elle-même ? Eh bien, c'est tout cela à la fois ! Selon qui parle, le terme "portail" désigne la page d'entrée du portail, sa fonction d'accès aux informations ou l'ensemble de la mécanique informatique sur lequel il est bâti.

Reprenons donc les choses dans l'ordre. Pour un utilisateur, le "portail" s'identifie à une page d'accès personnalisée à un site Web. Mais contrairement à une page d'accueil, elle lui donne accès non seulement à des informations disponibles sur un site Web, mais à des applications, à des informations structurées dans des bases de données internes ou externes, à des fichiers, etc. Pour les équipes qui réalisent le "portail", ce terme désigne les fonctionnalités mises à disposition des utilisateurs. Quelles sont-elles ? La plus connue est la personnalisation. Elle est présente sur tous les portails. Elle est extrêmement utile. C'est ce qui permet de présenter à autant de personnes différentes des informations spécifiques à partir d'une source unique. On a ainsi vite fait d'identifier "portail" et "personnalisation".

Les indispensables outils

De l'avis de Jérôme Tristant, d'Ifatec, on commet ainsi une erreur. Pour lui, la "personnalisation" n'est que l'interface utilisateur. Ce qui définit un portail au sens strict est l'utilisation " d'au moins un outil de recherche d'informations. " Ces outils sont au nombre de trois et coexistent sur les applications les plus riches. Le premier est le moteur de recherche. Il procède par indexation et permet d'effectuer des recherches transversales d'information. Le second est l'outil de type "gestion électronique de document". Il procède par référencement et permet de bâtir des catalogues thématiques à la Yahoo !. Le dernier est le "moteur de filtrage". Par filtrage, il permet de réaliser des canaux d'information en ne proposant à l'utilisateur que les types d'informations qu'il a présélectionnés. Ouf ! Voilà qui est clair.

Où le problème se corse c'est que le "portail" n'est que la partie émergée d'un iceberg. Lorsqu'on dispose de ces fonctionnalités, tout reste à faire. Le portail s'appuie en effet sur une lourde infrastructure informatique. Il faut gérer des droits d'accès, organiser des contenus, s'interfacer à des applications, les intégrer... Et c'est, ici, en intégrant dans leur offre "portail" quelques uns des outils permettant de réaliser ces fonctions, que les éditeurs introduisent une nouvelle confusion.

Le portail finit parfois à s'identifier à l'infrastructure même qui le fait fonctionner. Cela dit, reste la vraie complexité. Quelle information donner ? A qui ? Pourquoi ? Sous quelle forme ? Voilà comment le problème se pose. Qu'est-ce qu'un projet de portail ? En fait, c'est clair, c'est un monstrueux problème d'organisation !

Les quatre conseils de Jérôme Tristant (Ifatec)
    1 -
 Pour que la solution soit adaptée aux besoins, il faut partir avec le bon prototype et savoir exactement ce qui devra être testé durant cette phase, ce qui exige une courte étude de cadrage pour définir les principales fonctions du portail, contrôler leur pertinence et leur cohérence stratégique et vérifier le réalisme et le dimensionnement du projet.

    2 - La grille d'analyse servant à guider l'expression des besoins clients et l'étude des solutions du marché doit prendre en compte le modèle d'urbanisation du portail (relations entre les profils d'utilisateurs, les espaces du projet, les fonctions de personnalisation, les droits éditoriaux, les périmètres de recherche...), son modèle de connaissance (relationnel, objet, arborescent...) son modèle éditorial (organisation des consultations, des contributions et de la gestion du référentiel) et son architecture fonctionnelle.

    3 -  Ne pas lésiner sur l'accompagnement du changement, surtout si le projet implique un grand nombre de contributeurs. L'implication du management doit être active. Il faut associer dès que possible des sponsors métiers au projet
et travailler avec eux sur l'optimisation des processus business clefs que permet le portail.

    4 - Le respect par la solution choisie des standards d'architectures doit être vérifiée scrupuleusement étant donnée la place centrale qu'occupe le portail dans les systèmes d'information. Par exemple, un label tel que XML cache plusieurs niveaux de compatibilité qui méritent d'être contrôlés.

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