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Manuel de survie dans la jungle de Reach

MURIEL DE VERICOURT mvericourt@industrie-technologies.com

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Manuel de survie dans la jungle de Reach

Le module InSight Environmental Compliance de PTC calcule pour chaque pièce sa conformité à la norme Reach.

© D.R.

Survivre à Reach ? C'est possible ! Mais pour vous repérer dans la jungle de ce règlement destiné à améliorer le contrôle des produits chimiques, il vous faudra écouter les conseils des explorateurs ayant débroussaillé le terrain, affûter votre équipement et trouver votre chemin lors d'un parcours semé d'embûches. Pour éviter les faux pas qui vous seraient fatals, suivez le guide.

Des centaines de pages en anglais, truffées de subtilités juridiques et techniques. De volumineux échanges de courrier entre clients et fournisseurs. Des forums dans lesquels des centaines d'entreprises concurrentes doivent échanger sur des sujets sensibles. Pour les industriels, et plus particulièrement pour les PME et TPE, la mise en oeuvre du règlement Reach, qui vise à mieux évaluer et contrôler la toxicité des produits chimiques, relève du parcours du combattant ! C'est encore plus vrai pour les sociétés qui ne se croyaient pas concernées, comme les clients des entités soumises à la constitution d'un dossier d'évaluation des risques. Elles découvrent qu'elles doivent impérativement échanger avec leurs fournisseurs sur le sujet. Pour tous, le défi est de taille, d'autant que le temps presse. Sont concernés les plus gros producteurs et importateurs de substances chimiques et ceux qui mettent sur le marché des produits jugés sensibles du point de vue de l'environnement ou de la santé humaine. Ils devront avoir déposé auprès des autorités européennes avant le 1er décembre 2010 un dossier précisant les propriétés physico-chimiques des substances concernées, leurs usages et leurs caractéristiques toxicologiques et écotoxicologiques. Pour ne pas s'essouffler au cours de ce véritable marathon et ne pas trébucher pendant le sprint final, une seule solution : sérier les tâches !

1-Faites-vous enseigner la loi de la jungle

Pour vous familiariser avec les enjeux de Reach, la règle numéro un consiste à vous rapprocher de votre interprofession. Les associations sectorielles sont en effet nombreuses à avoir anticipé les besoins de leurs adhérents et à proposer un accompagnement. Elles sont les mieux placées pour vous éclairer sur l'impact de la directive pour votre secteur d'activité.

Dans le cadre d'un projet initié par l'institut britannique du plastique, le Rapra, le pôle européen de plasturgie a, par exemple, participé à l'élaboration du site Internet, reachforpolymers.com, qui devrait ouvrir début mai et rassembler des informations sur les conséquences de Reach pour la filière ainsi qu'une boîte à outils.

Première concernée, l'Union des industries chimiques (UIC) propose des mesures qui s'adressent à l'ensemble des entreprises impactées par Reach, tous secteurs d'activités confondus. Dans le cadre du plan d'accompagnement des entreprises annoncé le 15 février dernier par la secrétaire d'État chargée de l'écologie, Chantal Jouanno, le syndicat a mis en place ses incontournables webconférences hebdomadaires (voir notre kit de secours). Il propose de bénéficier de l'accompagnement d'un consultant à prix modéré et de formations. Il devrait par ailleurs entamer incessamment la diffusion de résumés en français des guides techniques destinés à expliquer le règlement.

2-Déterminez vos obligations vitales

Les producteurs et les importateurs d'un produit chimiques doivent enregistrer un dossier auprès des autorités européennes. Ce qui implique notamment de participer aux forums (les « Sief ») mis en place sur le site de l'Agence européenne des produits chimiques (Echa) pour permettre à toutes les personnes devant déclarer une même substance d'échanger des informations devant servir à la constitution du dossier. Mais attention ! Le dossier d'enregistrement d'un producteur ou d'un importateur de volumes importants doit contenir encore plus d'informations que celui d'une entreprise concernée par des volumes plus modestes. D'où l'importance d'avoir correctement recensé ses activités, pour ne payer que les données indispensables.

Lorsqu'on est en position de client et d'utilisateur, il faut surtout se préoccuper de l'échange d'informations avec ses fournisseurs. Ils ont besoin de connaître l'usage fait de leurs produits pour que ces utilisations soient prises en compte dans le dossier d'évaluation des risques. Il convient par ailleurs de vérifier que les fournisseurs se conforment bien à leurs obligations... ce qui peut être l'occasion de remettre à plat son portefeuille de fournisseurs. « Nous avons rencontré des difficultés avec un fournisseur américain, qui répondait de façon insuffisante aux questions que nous lui posions pour nous assurer de la conformité de ses produits aux obligations liées à Reach. Nous avons alors décidé de lancer une gamme de produits d'entretien pour installations de climatisation avec des fournisseurs français. De même, si le coût de la constitution d'un dossier s'avérait trop important, nous pourrions choisir pour certaines substances de cesser d'être importateurs et d'opter pour des fournisseurs européens ayant fait eux-mêmes la démarche d'enregistrement », indique Virginie Fourneau, chef de projet Reach du groupe Dehon. « À l'inverse, alors que rien ne nous y oblige, nous faisons partie de certains Sief alors que c'est notre fournisseur, également membre du forum, qui doit déclarer. Ainsi, au cas où certains de nos fournisseurs décident d'abandonner le marché parce que l'enregistrement est trop complexe, nous ferons appel à un fournisseur étranger. Alors en position d'importateur, nous déposerions nous-mêmes un dossier. »

3-Peaufinez votre plan de route

Une fois identifiées les obligations auxquelles vous ne pouvez pas couper, reste à décider si vous souhaitez gérer le dossier majoritairement en interne ou en externe. Dans tous les cas, recenser les personnes motivées par la finalité de Reach à l'intérieur de l'entreprise peut s'avérer utile. La motivation étant nécessaire, mais pas suffisante, il faut aussi estimer vos ressources, en temps et en compétences. La mise en oeuvre de Reach nécessite notamment des savoir-faire juridiques, scientifiques et techniques, sans oublier la capacité à échanger sur ces sujets en anglais. Le choix d'une gestion en interne permet de conserver la connaissance du dossier, ou encore de protéger des informations jugées confidentielles. À l'inverse, se faire épauler par des consultants spécialisés qui proposent des services pouvant aller jusqu'à la représentation de l'entreprise au sein des Sief permet de bénéficier de compétences dont on ne dispose pas.

« Avec Reach, on assiste un peu à ce qui s'est passé avec les autorisations de mise sur le marché dans la pharmacie : la gestion des aspects réglementaires devient tellement complexe qu'il devient difficile de tout gérer en interne » estime Nelly Van Chinh, cogérante de la société Naturakem qui accompagne notamment des producteurs de substances naturelles dans la mise en oeuvre du règlement.

Les motivations peuvent être d'un autre ordre. « Nous avons par exemple travaillé pour un grand groupe ayant différentes filiales dans le monde, chacune, ainsi que le siège, ayant un représentant Reach. Nous avons senti que le coordinateur avait apprécié l'appui par un consultant, garantissant que les contraintes venaient de la réglementation elle-même, et non du siège » raconte Alexandre Leroy, directeur de la société de consultants Idis Reach.

4-Soignez votre arsenal

L'une des grandes difficultés que rencontrent les entreprises tient au volume des données à traiter et archiver et à la complexité de relier entre elles ces informations. Certains outils informatiques peuvent constituer une aide précieuse. « La soumission du dossier doit se faire, c'est une obligation légale, par informatique. Or un dossier complet nécessite de remplir pas moins de 9 000 champs ! De plus, il faut garder les dossiers pendant dix ans ! », souligne Samir Temara, de la SSII Trasys, qui propose notamment de guider les entreprises dans l'appropriation des logiciels indispensables et le choix d'outils adaptés à la gestion de ces données. Pour les entreprises qui ne se décideraient pas immédiatement, il ne faut pas hésiter à continuer à surveiller de près l'offre logicielle, en constante évolution (voir encadré).

5-Apprenez les réflexes de survie

Au sein des Sief, dont certains rassemblent plusieurs centaines de participants, vous risquez de côtoyer vos concurrents, vos fournisseurs ou vos clients, sans compter les petits malins qui ont préenregistré toutes les substances pour récolter des informations sensibles ou vous proposer des prestations commerciales. D'où l'importance de se préoccuper de la confidentialité.

« Les règles du jeu à l'intérieur des Sief ne sont pas définies par le règlement : c'est aux participants d'élaborer un contrat régissant le fonctionnement du forum », indique Lionel Roche, de la société d'avocats Aklea. Avoir déterminé ces règles est essentiel pour pouvoir entamer la première partie de la discussion : s'assurer que l'on parle bien de la même substance ! Reste ensuite à entrer dans le détail des propriétés physico-chimiques, toxicologiques et écotoxicologiques. En principe, tous les membres du forum devraient reprendre les mêmes informations dans la partie de leur dossier consacrée à ces aspects. À moins que l'un des déclarants estime que le partage de ces données ne le lèse : il devra alors le justifier, réaliser un dossier en cavalier seul et payer une redevance plus élevée lors de l'enregistrement. Dans les autres cas, votre interlocuteur privilégié est le déclarant principal, qui s'impliquera le plus dans la constitution du dossier et vous proposera d'acheter les données correspondantes. Mais alors que l'Echa avait estimé à environ 9 200 le nombre de substances pour lesquelles l'enregistrement devrait avoir lieu dès le 1er décembre 2010, seuls 2 448 Sief avaient déjà un déclarant leader mi-avril 2010 !

« S'il n'y a pas encore de leader dans un Sief dont on fait partie, il faut se poser la question de savoir si on ne veut pas le devenir. Sachant que le plus logique est que le leader soit un fabricant de tonnages conséquents, qui devra donc enregistrer à la première échéance du 1er décembre 2010 », conseille Catherine Lequime, responsable Reach au sein de l'UIC.

N'hésitez pas par ailleurs à susciter les vocations en adressant un courrier général demandant aux autres membres s'ils souhaitent être déclarant principal. À l'inverse, si vous-mêmes êtes interrogé sur le niveau d'implication que vous souhaitez avoir, répondez au plus vite pour ne pas bloquer les échanges. Vous pourrez toujours changer d'avis par la suite. Enfin, s'il y a déjà un déclarant principal, assurez-vous qu'il déposera bien son dossier avant vous ou en même temps et faites-vous bien préciser la nature exacte des informations qu'il vous propose d'acquérir, voire demandez une justification sur le prix demandé. Autant de réflexes indispensables, qui vous aideront à venir à bout du parcours d'obstacles Reach !

COMPTE À REBOURS

Le 1er décembre 2010, les plus gros producteurs et importateurs de produits chimiques devront avoir déposé un dossier Reach.

Qu'est ce que le règlement Reach ?

Reach est destiné à stimuler la production de données sur les dangers, les usages, les expositions et les risques des substances chimiques. Son but est de rendre ces informations plus accessibles et de favoriser la substitution des substances les plus dangereuses. Ainsi ce règlement européen renverse la charge de la preuve : c'est aux industriels de fournir des informations sur les produits qu'ils commercialisent. Après évaluation, la Commission tranche, en accordant l'autorisation d'utiliser ou de mettre sur le marché les substances ou en restreignant l'usage de certains produits.

VIRGINIE FOURNEAU CHEF DE PROJET REACH DU GROUPE DEHON, FOURNISSEUR DE FLUIDES FRIGORIGÈNES.LES CONSEILS D'UNE PRO POUR DÉBROUSAILLER LE TERRAIN

VEILLEZ À L'IMPLICATION AU PLUS HAUT NIVEAU DE L'ENTREPRISE - Nous avons mis en place un comité de projet transversal impliquant la direction et les trois sociétés du groupe, pour coordonner les actions des personnes clés au sein de chaque entité. ADAPTEZ VOS RESSOURCES HUMAINES À VOS BESOINS - Ayant décidé de traiter le dossier en interne, nous avons embauché une personne qui travaille à temps plein sur le sujet depuis un an. NE VOUS FERMEZ AUCUNE PORTE - Nous avons choisi de rester dans des forums (Sief) dont nous ne sommes pas obligés de faire partie, notamment pour pouvoir déclarer nous-mêmes si un fournisseur choisissait de cesser son activité devant les difficultés liées à Reach. PROUVEZ VOTRE IMPLICATION À VOS CLIENTS - Nous avons transmis à nos commerciaux les courriers envoyés à nos fournisseurs ainsi que des présentations powerpoint pour qu'ils puissent préciser à leurs clients où nous en sommes. ADOPTEZ LES BONS OUTILS - Avec l'obligation de réactualiser les fiches de données de sécurité et l'ajout des scénarios d'exposition, nous avons calculé que le coût pour continuer à faire faire nos fiches de données de sécurité en externe allait doubler. Nous avons donc choisi d'acquérir le logiciel permettant de les réaliser en interne et d'embaucher une personne pour cette mission.

LAETITIA LEURS RESPONSABLE SÉCURITÉ, ENVIRONNEMENT ET AMÉLIORATION CONTINUE, SCHOELLER ARCA SYSTEMS.Un déluge d'informations à traiter

« Notre société de fabrication d'emballages plastique, qui transforme 20 000 tonnes de matières premières chaque année, a lancé une consultation auprès de ses fournisseurs pour vérifier qu'ils avaient bien pris en compte ce règlement. Beaucoup d'entre eux n'étaient pas au courant. Nous leur avons donc expliqué succinctement ce que nous attendions d'eux. Nous avons ensuite commencé à être nous-mêmes questionnés par nos clients qui nous interrogeaient sur la présence ou non de substances préoccupantes au sein de nos produits. En tant que producteurs, nous nous situons au milieu de la chaîne d'information : nous devons amener de l'information à ceux qui enregistrent et en donner à nos clients. Les outils de la fédération de la plasturgie, notamment les courriers types, nous ont été utiles. »

Les éditeurs de PLM à votre secours

Pour intégrer la conformité environnementale dès le début de la conception, la plupart des éditeurs d'outils de PLM (Product Lifecycle Management) proposent depuis environ un an, des modules capables de gérer le respect des obligations des différents textes (Reach, RoHS, WEE, etc.). Ils peuvent également analyser et optimiser les émissions de carbone et la consommation énergétique des produits conçus. Chez PTC, l'offre InSight est issue de l'acquisition fin 2008, de Synapsis Technology. Le module InSight Environmental Compliance surveille pièce par pièce le respect des réglementations et normes environnementales en validant toutes les informations issues des fournisseurs de matière ou des sous-traitants. Il peut être intégré à l'offre PLM Windchill ou fonctionner de manière autonome. L'offre de SolidWorks ne contient, quant à elle, qu'un module d'écoconception, Sustainability qui utilise la technologie GaBi4 de son partenaire allemand PE International. Des développements intégrant la gestion des données liées à Reach seraient en cours. Et du côté d'Autodesk, le logiciel Inventor sera bientôt doté d'un « Sustainable Materials Assistant » capable d'analyser la toxicité des matériaux utilisés dans un projet. ccJ-F.P.

LE KIT « PREMIERS SOINS

1. Le site Internet de l'Echa (www.echa.europa.eu) rassemble les documents de référence sur Reach. 2. Les webconférences de l'UIC, accessibles depuis le site de l'organisation (www.uic.fr), constituent une aide incontournable pour faire le point chaque semaine avec un expert sur une thématique liée au règlement. 3. Tous les guides de conseils du Cefic, organisation interprofessionnelle européenne de la chimie, sont disponibles en anglais sur son site Internet (http://cefic.org). Ils sont notamment très utiles pour adapter une conduite ad hoc dans les Sief. 4. L'Ineris gère un service national d'assistance aux entreprises. Le site Internet de ce service (www.ineris.fr/reach-info/) assure notamment une veille d'actualité réglementaire.

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