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Les Laboratoires Anios utilisent Open Text pour gérer les dossiers scientifiques de leurs produits

Industrie et  Technologies
Le prestataire Transmind a mis en œuvre de la solution Livelink ECM d'Open Text. Avec ce projet, ils automatisent, contrôlent et sécurisent l'ensemble du processus de gestion des dossiers scientifiques de leurs produits et répondent ainsi aux contraintes


Professionnels de la désinfection et leaders dans leur activité, les Laboratoires Anios sont présents dans tous les domaines nécessitant une hygiène ou une désinfection professionnelle : industries agroalimentaires et biotechnologies ; industries pharmaceutiques et cosmétiques ; hôpitaux et cliniques ; cabinets médicaux et dentaires ; etc. Le métier des laboratoires Anios repose sur une démarche globale : Recherche & Développement, production, puis commercialisation de produits et procédés antimicrobiens dans une soixantaine de pays.

L'un des grands objectifs associés à la production et à la commercialisation de ces produits est la garantie de la sécurité : les Laboratoires Anios doivent garantir la protection des utilisateurs, l'intégration des exigences écotoxicologiques (EN 14 000), et la conformité aux normes et directives européennes (98/8 CE, etc.). Les produits doivent également être évalués en conditions d'utilisation : tests in vivo, tests de surface, biofilms...

Dans ce cadre, les Laboratoires Anios produisent un grand nombre de documents relatifs aux produits réalisés, afin de répondre aux contraintes légales et d'offrir à leurs clients toutes les clés en matière de sécurité. A chacun des produits est associé un Dossier Scientifique, document complexe regroupant sur parfois plus de 350 pages, toutes les informations indispensables sur un produit, depuis le marketing (descriptifs, fiches produits) jusqu'aux tests scientifiques (études de laboratoires certifiant les performances d'un produit dans un contexte donné), en passant par les aspects techniques (colisage, conditions d'utilisation...).

La création de ces Dossiers Scientifiques devenait trop coûteuse et trop lourde à gérer : la chaîne de traitement mélangeait des documents papier et électroniques ; le processus impliquait quatre services ; les validations étaient manuelles et les mises à jour peu fiables et fastidieuses.

Les Laboratoires Anios ont donc souhaité disposer d'une solution automatisant la préparation et la production des Dossiers Scientifiques sur chaque produit. L'objectif premier était de fiabiliser l'information produit, d'améliorer le service aux clients, et de donner de meilleurs outils aux commerciaux.

La mise en place Livelink ECM d'Open Text

Ils ont fait appel à Transmind, société de services spécialisée dans la gestion de l'information en entreprise, qui a conduit un audit fonctionnel et technique de l'existant et évalué les besoins des utilisateurs. A l'issue de cette mission, le choix des Laboratoires Anios s'est porté sur la solution d'Open Text, Livelink ECM for Document Management & Collaboration, qui est utilisée pour automatiser, contrôler et sécuriser l'ensemble du processus de constitution des Dossiers Scientifiques.

Un certain nombre de modules additionnels viennent compléter la solution d'Open Text :

  • - Ascent Capture de Kofax pour numériser et envoyer en validation les études réalisées par des prestataires extérieurs ;
  • - Livelink E-Sign pour intégrer dans le processus de validation les signatures électroniques des managers ;
  • - Livelink E-Link pour faciliter les envois aux clients par e-mail des documents validés ;
  • - Adlib-Express, module partenaire intégré, pour les transformations XML des documents unitaires.

Transmind est ensuite intervenu en tant qu'assistance à maîtrise d'ouvrage aux côtés des équipes des Laboratoires Anios. Sa mission a été d'animer les groupes de travail utilisateurs, de gérer les plannings, d'organiser et d'animer les revues de projet, de suivre les mises en place des nouvelles configurations techniques, de remettre en forme les contenus existants, ainsi que de former et d'accompagner les utilisateurs dans leur appropriation de la solution déployée.

La solution bâtie autour de Livelink ECM for Document Management & Collaboration met en œuvre un ensemble de workflows qui assurent le suivi de bout en bout de tous les types de documents utilisés pour constituer un Dossier Scientifique :

  • - Etudes provenant de l'extérieur, numérisées en PDF et envoyées en validation ;
  • - Etudes internes, écrites sous Word, transformées en PDF, signées et validées dans les circuits choisis dynamiquement en fonction du type de document ;
  • - Documents marketing et réglementaires.

Une première série de workflows gère la collecte, la signature, la validation et la publication en PDF des documents unitaires ; un autre workflow assure la sélection des documents unitaires relatifs à un produit donné et l'assemblage en un Dossier Scientifique unique qui sera publié après validation.

Les bénéfices se situent à plusieurs niveaux

Tout d'abord, les objectifs fixés initialement ont été atteints : l'information contenue dans les Dossiers Scientifiques est plus fiable et plus facile à trouver ; les mises à jour sont facilitées et plus fluides ; le traitement est plus rapide ; le stock de documents papier est supprimé et l'impression se fait à la demande via une imprimante numérique en réseau ; l'information est enfin beaucoup plus disponible pour les commerciaux.

« Le dossier scientifique dans sa nouvelle forme confirme la capacité d'innovation de notre Laboratoire et renforce le niveau de service au client », constate Jacques Criquelion, Directeur Scientifique et Marketing des Laboratoires Anios.

D'autres objectifs, à plus long terme, seront atteints grâce à ce projet. La mise en place d'un référentiel regroupant toutes les autres informations concernant les produits sera réalisée avec l'Intranet des Laboratoires Anios, lancé en janvier 2008. Il est ensuite prévu la création d'un Extranet sécurisé qui donnera accès aux documents nécessaires aux partenaires et clients de l'entreprise, afin de soutenir un développement de l'activité à l'international.

Enfin, ce projet a permis la mise en place d'une architecture technique et d'une méthode de travail dédiées pour conduire de futurs projets collaboratifs. « Avec le Dossier Scientifique, nous avons créé une architecture technique forte et évolutive qui facilitera le développement de nos futurs projets », conclut Jean-Pierre Favreau, Directeur des Systèmes d'Information.

Jean-François Prevéraud

Pour en savoir plus : http://www.anios.com & http://www.opentext.fr & http://www.transmind.com

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