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Les avantages du "tout en un"

GUIDE RÉALISÉ PAR RIDHA LOUKIL
Avec le numérique, les multifonctions deviennent le pivot de la gestion documentaire en entreprise. Avec des avantages mais aussi des limites.

Les systèmes d'impression multifonctions ont le vent en poupe. À la fois imprimante, copieur, télécopieur (fax) ou scanner, ils répondent à l'ensemble des besoins de gestion et d'échange de documents dans l'entreprise. Pourquoi investir dans plusieurs appareils séparés, alors qu'un seul sait tout faire ou presque ? Les entreprises n'hésitent plus. D'autant qu'il coûte aujourd'hui à peine plus cher qu'un appareil monofonction.

Les premiers produits ont été introduits au début des années quatre-vingt-dix pour les particuliers et les travailleurs indépendants. Un segment de marché particulièrement sensible au gain de place et au prix d'acquisition. Depuis, ils n'ont cessé de monter en gamme pour se généraliser à tous les segments professionnels.

Chez Xerox, qui touche exclusivement le marché des grandes entreprises, 80 % des produits sont aujourd'hui au moins imprimantes et copieurs. Mais c'est le segment d'entrée de gamme qui enregistre le plus grand boom avec une croissance en volume de 30 à 50 % par an.

Peu coûteux à l'achat mais onéreux en consommables

Ce succès s'explique surtout par le souci de rationaliser les coûts d'exploitation. Bien sûr, acheter un seul appareil au lieu de trois ou quatre revient moins cher. Mais c'est l'économie d'utilisation qui se révèle la plus déterminante. « Beaucoup de périphériques bureautiques ne coûtent pas grand-chose à l'achat. Mais, et les gens l'ignorent souvent, ils coûtent surtout à l'utilisation à cause des consommables et de l'entretien », explique Michel Milcent, directeur général de la division solutions d'impression bureautiques de Xerox. Avec un multifonction, l'entreprise n'a plus qu'un seul consommable et un seul contrat de maintenance à gérer. De quoi, selon Xerox, réduire de jusqu'à 40 % les coûts à prestations égales par rapport à la solution à fonctions séparées.

Avec le passage au numérique, les multifonctions se présentent aujourd'hui comme des plates-formes universelles de gestion documentaire, que les documents à partager soient au format papier ou électronique. Avec l'analogique, il fallait scanner le document papier à chaque fois qu'on voulait le copier ou le transmettre. Avec le numérique, il est scanné une seule fois puis conservé en mémoire pour être ensuite copié ou faxé à l'infini. Au gain de fiabilité s'ajoutent des nouvelles fonctions inimaginables auparavant, comme le Scan to e-mail (envoi de document numérisé vers des adresses e-mail), le Scan to FTP (envoi vers un serveur de gestion documentaire) ou le Scan to PC (envoi vers des postes PC sans passer par un serveur).

La connexion réseau offre plus d'efficacité

Avec le numérique, ces systèmes, auparavant isolés, s'insèrent aussi dans le système d'information de l'entreprise. Grâce à la connexion réseau, plus besoin de se déplacer jusqu'à la machine pour vérifier si on a reçu des fax, envoyer des télécopies ou effectuer un travail de copie. Tout cela s'effectue depuis le poste de travail grâce à un logiciel client fourni par le constructeur. De son côté, le gestionnaire du parc bureautique gagne en efficacité en utilisant les possibilités d'administration à distance pour contrôler l'utilisation, relever l'état de fonctionnement de l'appareil ou suivre l'état des consommables. La connexion filaire au réseau Ethernet est de plus en plus complétée par des connexions sans fil Bluetooth ou Wi-Fi, proposées en standard ou en option selon les produits.

Cette connectivité réseau ouvre la voie à des services de diagnostic et de maintenance préventive à distance. Xerox propose ce service. Mais les clients semblent peu enthousiastes à le prendre, craignant des problèmes de sécurité et d'intrusion dans leur système d'information.

La domination du laser

Face au rouleau compresseur de l'impression au laser, la technologie du jet d'encre se réduit comme une peau de chagrin. Elle résiste dans le seul segment des matériels personnels. La résolution de 600 x 600 dpi (points par pouce) devient standard.

Quelques produits permettent des résolutions supérieures en impression. En télécopie, le modem à 33,6 Kbit/s est la règle.

Si le noir et blanc domine le marché, la couleur constitue le cheval de bataille des constructeurs. Le matériel couleur coûte à peine plus cher que le noir et blanc. Son adoption se heurte toutefois au coût à la copie, dix fois plus élevé qu'en noir et blanc. Ricoh propose des produits noir et blanc adaptés à une utilisation occasionnelle de la couleur. Leur coût à la copie en noir et blanc est identique à celui d'une machine monochrome simple. Grâce à la technologie d'encre solide récupérée à la faveur du rachat de l'activité impression de Tektronix, Xerox espère baisser les coûts au point de réaliser plus de la moitié de ses ventes en valeur en couleur en 2005.

Le multifonction n'est toutefois pas la panacée. Selon la base de sa construction, il offre une orientation imprimante, copieur ou télécopieur. Il ne permet pas un usage aussi intensif des autres fonctions. Mieux vaut dans certains cas le compléter par un périphérique dédié. D'autant que la moindre panne risque de mettre hors d'usage toutes les fonctions. Certains constructeurs proposent une parade avec des fonctions indépendantes. Quand l'une tombe en panne, les autres continuent à fonctionner. Du moins en théorie !

L'ESSENTIEL

Les multifonctions combinent dans un seul appareil les fonctions imprimante, copieur, scanner, fax ou e-mail. De quoi éviter l'achat de plusieurs périphériques séparés. - Ils font office de plate-forme universelle de gestion documentaire, que les documents soient électroniques ou en papier. - Ils prennent moins de place et coûtent moins cher à l'achat. - Ils réduisent les coûts d'utilisation grâce à un seul consommable et un seul contrat de maintenance à gérer. - Ils sont performants sur une fonction mais faibles sur les autres. Attention ! La moindre panne risque de mettre hors d'usage toutes les fonctions.

CINQ SEGMENTS DE MARCHÉ

Les multifonctions se répartissent le marché selon la vitesse d'impression. Segment 1 : de 1 à 19 ppm Segment 2 : de 20 à 39 ppm Segment 3 : de 40 à 59 ppm Segment 4 : de 60 à 89 ppm Segment 5 : plus de 90 ppm - Le segment 1 intéresse les particuliers et petites structures (PME, indépendants, télétravailleurs...). Le segment 5 concerne les reprographes et les imprimeurs. Les segments 2, 3 et 4 couvrent les besoins bureautiques des entreprises. ppm : pages par minute

CRITÈRES DE CHOIX

Les grandes questions à se poser pour choisir son mutifonction Le type d'usage - Quelle va être la fonction la plus utilisée ? En fonction de la réponse, le choix se portera sur un appareil orienté imprimante, copieur ou fax. Le volume d'utilisation - Quel est le volume moyen d'impression, de copie ou de fax par jour ? La réponse détermine la vitesse de l'appareil. Plus cette vitesse est élevée et plus le coût à la copie est bas. La facilité d'emploi - Lisibilité de l'écran, ergonomie des boutons, enchaînement du menu, qualité de l'interface... Tout cela détermine la facilité d'utilisation. La productivité de l'équipement - Elle traduit la capacité de la machine à traiter une file de travaux. Elle varie de 20 à 85 % selon les constructeurs et les produits. Cette donnée ne figure pas sur les spécifications techniques de l'appareil. Il faut la demander à un laboratoire de test. Les options - Extension mémoire, bacs d'alimentation en papier supplémentaires, connexion au réseau, fonctions de finition (agrafage, pliage...), logiciels... Autant d'options qui permettent au client de personnaliser son multifonction.

AU SOMMAIRE DE CE NUMÉRO

- Notre sélection de produits P. 83 - Le tableau des fournisseurs P. 86

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