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La gestion intégrée affine les prévisions et la planification

Nadège Aumond

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- Confronté à l'accroissement de ses activités, L-Acoustics a adopté le progiciel de Sylob. Résultat : amélioration de la qualité et de la réactivité.

Spécialiste de systèmes de sonorisation professionnelle, mondialement reconnu notamment grâce à ses systèmes "Ligne Source", L-Acoustics a décidé d'adopter un progiciel de gestion intégré (PGI ou ERP en anglais). « Les conditions d'utilisation de nos outils en place devenaient de plus en plus complexes et nous avions un besoin urgent de simplification et d'uniformisation du système », explique Hervé Guillaume, directeur général de L-Acoustics. Béatrice Mornet, responsable du projet, complète : « Il s'agissait notamment de supprimer la double saisie dans nos différents logiciels de gestion et de reporting (Excel). Parallèlement, devant les flux grandissants, nous souhaitions développer l'aspect planification. »

Facilité d'exploitation et ergonomie

L'entreprise francilienne lance donc, fin 2004, un appel d'offres auprès d'une quinzaine d'éditeurs. Cinq seront présélectionnés et, à l'issue d'un entretien, deux progiciels seront testés en conditions réelles par le biais de simulations. Il s'agira d'X3 d'Adonix-Sage et de Sylob 7 (anciennement Précix) de Sylob.

Le choix final se fera au profit de ce dernier. « La facilité d'extraction des données du système pour les importer ensuite dans Excel ou dans tout autre fichier utile au reporting, voire la possibilité de réaliser automatiquement des tableaux de plannings de production ou encore d'établir des statistiques clients, ont été déterminants », rapporte Hervé Guillaume. « Cela, associé à son ergonomie proche de nos outils alors en place, laissait envisager une facilité d'adoption. De plus, sa paramétrabilité nous est apparue bien supérieure à son concurrent, ce qui a fini par faire pencher la balance en sa faveur », renchérit la responsable du projet.

Outre l'intégration de la qualité, le cahier des charges comportait comme impératif de permettre des adaptations spécifiques au métier de L-Acoustics sans remise en cause de la cohérence du progiciel.

L'implémentation a démarré en février 2005 et l'outil était opérationnel en octobre de la même année. Il aura donc fallu un peu plus de six mois à Sylob pour réaliser l'analyse, la mise en place, les tests, la formation ainsi que la récupération complète des données de l'ancienne solution.

Réorganisation et formation

Un projet rondement mené. Néanmoins, suite à l'échec de l'implantation d'un PGI par lui-même en 2003, L-Acoustics avait choisi de se faire assister par le cabinet de conseil KPMG, notamment pour la rédaction du cahier des charges préalable à l'appel d'offres. KPMG est également intervenu dans la réorganisation des flux de l'entreprise en participant à la redéfinition des postes et des besoins ou encore des nécessités interdépartements. Intégrer un PGI demande en effet de réorganiser un minimum les différents processus de l'entreprise d'où l'intérêt de faire intervenir un cabinet de conseil extérieur qui sait envisager tous les cas de figure. « En plus d'une vision extérieure, cet intervenant nous a fait profiter de son expérience en suggérant des solutions auxquelles nous ne pensions pas et ce, sans compter le gain de temps pour nous puisque c'est lui qui a géré en grande partie la première phase du projet », souligne Béatrice Mornet.

Aujourd'hui, vingt-cinq utilisateurs sont connectés à plein temps et quatre personnes se servent de l'outil pour consulter des informations du type présence-absence, chiffre d'affaires ou encore statistiques diverses.

Au total, vingt et une personnes ont été formées à raison de deux demi-journées par semaine pendant trois semaines. La formation a été intensive pour les services commercial, financier, achats et production, et réalisée au coup par coup pour les utilisateurs ponctuels issus des services expéditions-réceptions, ressources humaines ou encore accueil.

Côté fonctionnalités et modules, la plupart sont exploités. L'entreprise réalise ainsi avec cette solution la gestion de ses achats avec le traitement des commandes et la réception des marchandises. Mais aussi sa gestion commerciale et celle de la production avec le traitement des ordres de fabrication et la gestion des postes de travail (déclaration des temps de travail en temps réel). Enfin, le progiciel se charge de la gestion de ses stocks et surtout de ses réapprovisionnements avec le calcul des besoins nets. « C'est le coeur du système et là où réside tout son intérêt. Il s'agit de calculer, par rapport au stock existant et à nos prévisions de ventes mensuelles formulées par nos commerciaux, nos besoins en réapprovisionnement sur l'année. Cette planification est ajustée au fil des mois, explique Béatrice Mornet. Auparavant, nous faisions cela dans un tableur Excel de façon beaucoup moins systématique et rigoureuse. »

Davantage de précision et de réactivité

Dernier module intégré l'été dernier, celui de la gestion du service après-vente. En revanche, n'ont pas été adoptés celui de gestion de la relation client ainsi que celui dédié à la logistique. « Ces modules ne sont pas fonctionnels pour notre métier ou notre organisation. La solution qui nous est proposée est plus lourde, notamment en logistique, que notre système actuel et un développement spécifique nous paraît trop coûteux pour l'instant », justifie la responsable projet.

Tout compte fait, le spécialiste en sonorisation a gagné en qualité avec une gestion plus fine de sa production et une optimisation de sa planification. « Concrètement, ce système nous permet d'être plus précis dans les délais annoncés ou encore d'être plus réactifs. Nos commerciaux savent en temps réel, grâce à la centralisation des informations, la disponibilité de nos différents produits, note Béatrice Mornet. Au-delà, nous commençons seulement à avoir le recul nécessaire, au bout d'un peu plus d'un an d'utilisation, pour entrevoir tout ce que le système peut nous apporter et les différentes actions à mettre en place pour en tirer le meilleur parti. »

Ainsi, pour l'heure, les objectifs à court terme sont d'optimiser le calcul de besoin net. Encore aujourd'hui, une analyse parallèle est conduite selon l'ancien procédé afin d'assurer la validité des prévisions. Autrement, l'entreprise envisage d'automatiser les saisies d'informations, des temps de travail ou des données liées aux produits. Pour cela, elle devra installer des pointeuses ainsi qu'un système à codes-barres. Des projets encore à l'étude

L'ENTREPRISE

- Conçoit et fabrique des systèmes de sonorisation professionnelle destinés aux salles de spectacles, de conférences ou encore aux prestations en plein air - Chiffre d'affaires en 2006 : 24,5 millions d'euros dont 80 % à l'étranger - Effectif : 52 personnes principalement sur le site français de Marcoussis (Essonne)

les conseils de Béatrice Mornet

responsable du projet chez L-Acoutics Le chef de projet de l'éditeur est un homme clé ! Il faut donc s'assurer : - Qu'il connaisse bien les logiciels, et ait de l'expérience par rapport à leurs applications - Qu'il a bien assimilé le fonctionnement de votre entreprise - Qu'il y ait adéquation entre lui et les personnes qui seront en formation - Au besoin, le sélectionner par le biais d'un entretien en début de projet.

LA SOLUTION Sylob 7 de Sylob

- Le progiciel couvre sept grands domaines fonctionnels : commercial, conception (configurateur), finances, ressources humaines, qualité, achats et production. Adapté à tous types de production (à l'affaire, à la commande, MRP2 ou mixte), ce logiciel est destiné aux PME industrielles de 50 à 500 personnes.

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