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La gestion des temps version mobile

Corinne Zerbib

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La gestion des temps version mobile

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Pour gérer les temps de travail, plannings et activités des salariés, les professionnels réclament des outils mobiles. Les éditeurs de logiciels suivent ou devancent le mouvement, avec des solutions adaptées aux besoins de chaque situation.

Gérer en temps réel et de manière fluide les présences et l'affectation des salariés à tel ou tel site, ou tel ou tel poste de travail : c'est ce que permet la gestion des temps et activités sur mobile. Une vraie révolution. La dernière grande évolution dans le domaine des logiciels dédiés aux ressources humaines datait de l'apparition, il y a une dizaine d'années, du « self service ». À savoir la possibilité offerte aux services RH de partager avec les salariés, via un portail intranet, un nombre croissant d'informations. Aujourd'hui, les entreprises veulent aller plus loin, en disposant d'un accès aux applications de gestion des temps et des activités via les smartphones et tablettes. C'est le grand saut que tous les éditeurs sont en train de franchir, pour offrir aux salariés et managers la possibilité de gérer leur temps de travail, demandes de congés et autres activités directement à partir de leur téléphone ou tablette personnels.

Les fonctionnalités de l'intranet quel que soit le smartphone

« Notre module mTemptation de gestion mobile des temps et activités est complémentaire du module de mise à disposition d'informations via l'intranet. Nous utilisons le même paramétrage ainsi que les Web services qui interrogent la base centrale », explique Claudine Baverez, directrice produit de gestion des temps chez l'éditeur spécialisé Horoquartz. Mais après la convergence des applications vers des standards Internet unifiés au sein des intranets, leur diffusion vers les smartphones pose une difficulté technique autrement plus complexe. « L'enjeu ? Délivrer les mêmes fonctionnalités et la même ergonomie quels que soient les smartphones et leurs systèmes d'exploitation (OS) », détaille Adrien Damaso, directeur adjoint des opérations de GFI Chrono Time. Pour corser le problème, chaque OS a son code natif : Objective C pour iOS, java pour Android...

Adapter leurs solutions aux spécificités de Blackberry constitue un challenge pour les éditeurs : « Nous avons eu recours à un prestataire externe spécialisé, et nous avons eu de mauvaises surprises sur Blackberry. Comme il n'était pas question de redévelopper une application spécifique, les utilisateurs de Blackberry accèdent à une application Web », note Claudine Baverez. En effet, sur cet outil, « les modalités de navigation peuvent être très différentes de par l'utilisation d'une molette, d'un écran tactile ou des deux à la fois », explique Adrien Damaso.

Les magasins d'applications imposent un certain nombre de contraintes de développement et de déploiement qui rendent la démarche complexe lorsqu'il s'agit d'applications d'entreprise. Des contraintes qui ont modifié les choix de Bodet en la matière, après trois ans d'expérience et de tests sur l'App Store d'Apple : « Il faut que l'application soit la plus simple possible à déployer et entièrement maîtrisée par le DSI. Nous avons donc finalement choisi de développer un site Internet complètement dimensionné et adapté au smartphone. En fait, notre application est un site. »

Suivre et traiter les demandes des salariés au fil de l'eau

En pratique, trois solutions existent. Un : réaliser l'application mobile en code natif, permettant une exploitation des fonctionnalités de chaque type de téléphone. Deux : choisir une application Web en html5 et java, une solution moins rapide mais qui permet de n'effectuer qu'un seul développement pour l'ensemble des plates-formes. Trois : opter pour un mode hybride. « Nous avons choisi cette dernière solution : le développement reposant sur la norme HTML5, Java, Javascript et des outils OpenSource pour créer simultanément une webApp et des applications hybrides par OS », détaille Claudine Baverez. Avantages : une solution évolutive, un code unifié et une disponibilité pour toutes les plates-formes mobiles. Premiers utilisateurs de ce module : les chefs d'équipe qui se déplacent sur les sites commencent à s'équiper de tablettes pour suivre et traiter les demandes des salariés au fil de l'eau. En revanche, précise-t-elle, « les ouvriers qui se déplacent d'un site à l'autre, ne sont pas encore massivement équipés de smartphones. Ils utilisent plutôt un lecteur de badge qui leur permet de s'identifier sur une borne fixe. »

Chez Qualiac, éditeur du progiciel intégré éponyme incluant un module de gestion du temps, un module mobilité, déjà réalisé, sera également proposé prochainement. « Développés en Flex, Java et SQL, les outils de mobilité Qualiac sont développés pour être utilisés le plus naturellement avec notre ERP, donc ne posent pas de soucis d'intégration », précise le responsable produits Jean-Jacques Montagnon. La saisie des temps et des activités, les demandes d'absence et, suivant le niveau hiérarchique, la validation ou refus des absences feront partie des fonctionnalités de base. En outre, « nous fournirons des indicateurs sur le mobile, en fonction des besoins exprimés par les clients que j'interroge en ce moment. » Exemples : le suivi des personnes n'ayant pas saisi leur temps de travail, ou le pourcentage d'intérimaires.

Un outil précieux pour les techniciens de maintenance

Au-delà de la gestion des temps, se dessine celle des activités, la GMA pour « gestion mobile d'activité ». GFI Chrono Time fournit ainsi une plate-forme applicative composée de modules qui seront enrichis au fur et à mesure. Objectif : déclarer les activités en condition mobile. « Un ascensoriste qui fait sa tournée d'entretien part pour sa journée d'intervention avec une tonne de papier - bons d'intervention avec adresses, plans, dossiers... La GMA peut embarquer toute cette documentation sur le smartphone », fait valoir Adrien Damaso. Une fois sur place, il utilisera une autre technologie en fort développement, le NFC (Near field communication) embarqué dans le téléphone mobile et qui permet une communication sans contact. « Avec son téléphone, le technicien tague l'étiquette RFID de l'ascenseur en début et fin d'intervention, ainsi que l'étiquette détenue par le client. L'ensemble de l'opération est envoyé au système d'information sous forme de bon opératoire, dont toutes les informations sont traitées en temps réel. » Le choix technique de GFI ? « Nous fournissons une application spécifique pour chaque plate-forme, afin de respecter les standards de chaque univers », explique Adrien Damaso. « En revanche, le produit est développé à partir d'un Framework, Neomad de la société Neomades, dans un code source unique, puis compilé avec chaque librairie d'OS, en particulier IOS, Android et Windows Phone. » Les salariés utilisateurs de l'application mobile restent ainsi dans leur environnement standard. Les usages de ces systèmes restent à découvrir. Comme par exemple la gestion de parc automobile, ou informatique : « l'étiquette code-barres ne suffit plus, car il faut la scanner puis envoyer ou stocker les informations. Le NFC, moins coûteux, requiert beaucoup moins d'actions de l'utilisateur : le scan et la transmission vers le système central sont automatiques. »

Site ou application, en mode connecté ou autonome, avec usage de NFC et RFID... la gestion des temps et activités sur mobile n'en est qu'à ses balbutiements. Les technologies et surtout leurs usages restent encore à découvrir.

TROIS TECHNOLOGIES NOMADES

1. UN SITE EN GUISE D'APPLICATION Pour rendre une application compatible avec tous les systèmes d'exploitation des mobiles, opter pour un site Web dimensionné et standardisé est encore la solution la plus simple. C'est celle retenue par Kelio Mobile, qui permet aux salariés de badger, saisir leurs demandes d'absences et suivre les réponses de leur manager via un accès sécurisé par authentification. 2. LE NFC POUR SUIVRE L'ACTIVITÉ EN TEMPS RÉEL Le module GMA (gestion mobile des activités) de Gestor.net, le logiciel de gestion des temps de GFI s'appuie sur les app stores d'Apple et Android. Au travers d'un téléphone mobile et de la technologie NFC, il permet le recueil en temps réel des informations liées au temps de travail et/ou aux détails des activités des collaborateurs. 3. DU QR CODE POUR BADGER Temptation, l'application mobile d'Horoquartz, transforme les smartphones en badgeuses, notamment via le scan de QR code. L'application Web permet aussi la gestion des temps. Le module de gestion des plannings est plutôt optimisé pour les tablettes, afin de ne pas surcharger les écrans des smartphones.

THIERRY CHAUFOURNIER RESPONSABLE SIRH HISPANO-SUIZA (SAFRAN) «Améliorer les délais de validation »

Nous déployons actuellement des iPad ainsi que des iPhone pour les cadres dirigeants d'Hispano-Suiza. Une quarantaine de managers bénéficient également d'un iPhone. Ces smartphones et tablettes servent notamment à ces cadres, en déplacement de façon régulière, à valider les demandes de congés et de RTT de leurs collaborateurs dans l'application dédiée d'Horoquartz. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les demandes effectuées du lundi pour le vendredi. Lorsque nous aurons réglé les questions de sécurité, la mise en place d'une connectivité entre la base centrale et les smartphones au sein d'Hispano-Suiza en 2013 apportera une solution pour améliorer les délais de validation. D'autres fonctionnalités seront installées par la suite, comme la gestion du compte épargne temps.

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