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C’est pas nouveau, quoique !

Gérer 90 ans d’archives industrielles

Jean-François Preveraud
Gérer 90 ans d’archives industrielles

Gérer 90 ans de savoir-faire

© DR

La valeur d’une entreprise réside en partie dans ses archives. Encore faut-il pouvoir retrouver rapidement les documents cherchés pour en tirer un bénéfice réel. Une gageure dans une entreprise presque centenaire. C’est pourtant le pari réussi que vient de réaliser Alkan.

La société Alkan conçoit et fabrique depuis plus de 90 ans des systèmes d’emports et d’éjections de charge destinés à l’aéronautique militaire. Ils sont aujourd’hui présents sur plus de 60 aéronefs dans 65 pays à travers le monde, de l’avion d’entraînement au gros porteur en passant par l’hélicoptère ou l’avion de chasse.

Depuis la fondation en 1923 par Robert Alkan, la société a généré des centaines de milliers de documents : des plans, des notices de montage, des fiches d’instructions, des devis et notes diverses, etc. Des documents qui, outre l’histoire de la société, contiennent une part de son savoir-faire qu’il peut être nécessaire de consulter dans le cadre de nouveaux projets.

C’est pourquoi début 2012, Alkan a décidé de passer d’une gestion traditionnelle de ses archives à une gestion de contenu plus efficace, lui permettant de dématérialiser son patrimoine documentaire et de l’intégrer dans un système de gestion actuel, plus performant et plus sûr, en créant notamment des chaînages entre les anciens et les nouveaux documents. Alkan a pour cela retenu la solution OnBase d’Hyland Software qui a été mise en place par l’intégrateur Partitio. Cette collaboration a abouti à l’archivage électronique de plus de 100 000 documents techniques dans un format pérenne avec une durée de vie maîtrisée.

Cette solution logicielle a tout de suite séduit Alkan qui en a particulièrement apprécié la performance en termes d’applications, de contrôle des résultats et d’analytique. Le gain de temps obtenu et la fiabilité des informations traitées ont également été valorisés au moment du choix de l’outil. Au final, OnBase a été retenu pour sa maturité et sa convivialité. Déployée au sein de la direction technique, du service commercial et du service RH, une centaine d’utilisateurs ont aujourd’hui accès aux archives.

Diviser la validation des devis par 4

La mise en place de cette solution, permet des gains de temps considérables pour retrouver un document grâce aux recherches par mots-clés ou en full-text. Il est aussi possible d’accéder directement au document souhaité depuis les logiciels métiers, sans qu’il n’ait été besoin de faire des développements informatiques spécifiques.

La gestion des risques est aussi mieux maîtrisée grâce à la traçabilité apportée et à la suppression des pertes de documents. Outre la sérénité apportée, cela permet de gagner du temps pour retrouver les documents et prendre des décisions, les délais de validation internes sont ainsi passés de 10 à 4 jours. Cela permet aussi d’être plus réactif vis-à-vis des demandes des clients. Par exemple, le processus de validation des devis a été ramené de 30 à 7 jours.

Cette première phase validée, Alkan entame maintenant plusieurs projets pour : faciliter l’intégration des nouveaux salariés ; mettre en œuvre de nouveaux workflow dédiés aux commerciaux et au service informatique ; assurer l’interfaçage complet avec l’ERP en place. L’objectif étant d’améliorer la performance globale de l’entreprise en lui donnant plus d’agilité.

Et ça, c’est nouveau !

Jean-François Prevéraud

Pour en savoir plus : http://www.alkan.fr & http://www.onbase.com/

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