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Des projets développés deux fois plus vite

THIBAUT DE JAEGHER tdejaegher@industrie-technologies.com

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INVESTISSEMENT. Une année est nécessaire pour implanter la méthode. Le fabricant grenoblois de convertisseurs de données et de capteurs CMOS a complètement revu son mode de management de projets en R et D. En standardisant les pratiques et en imposant un logiciel de suivi, il a réussi à redonner de la visibilité et de la sérénité à ses ingénieurs.

Développer des projets à la volée, qui ne sortent de nulle part et sans savoir qui les a programmés... Tous les bureaux d'études connaissent cela. Jusqu'en 2007, celui d'e2v, un fabricant grenoblois de convertisseurs de données et de capteurs CMOS, ne faisait pas exception à la règle. « De multiples projets cachés surgissaient sans prévenir, confirme Isabelle Icord, coordinatrice des projets R et D de l'industriel (ex-Thomson). Ils créaient des tensions dans nos équipes car nos ingénieurs ressources devaient souvent jouer les pompiers. »

Avec la multiplication du nombre de projets, cette relative anarchie n'était plus tenable. La direction du site isérois a donc décidé de remettre à plat toute sa gestion du développement. Après un rapide benchmark, Isabelle Icord prend en main la refonte de l'organisation du bureau d'études. Elle a repéré une méthode mise au point par le cabinet américain Realization, largement inspirée de la théorie des contraintes chère à Goldratt. Ses objectifs sont clairs : identifier les goulets d'étranglement dans le déroulement des projets pour réussir à mieux définir le plan de charge et, in fine, réduire les délais (et donc les coûts) de développement des nouveaux produits.

Simplissime sur le papier, la méthode se révèle plus complexe à mettre en musique... L'entreprise qui l'adopte peut certes compter sur l'aide d'un commando de consultants américains et sur un logiciel spécifique baptisé Concerto (basé sur Microsoft Visual), mais elle impose un engagement total de la part du top management, ainsi qu'une organisation dédiée.

Acte fondateur chez e2v : la constitution d'une équipe projet d'une dizaine de personnes issues de multiples services. Pendant deux mois, cette "core team" a défini des standards pour ses différents projets. « L'exercice s'est révélé délicat car nous développons plutôt des produits spécifiques », confie Véronique Rozan, chef de projet et membre de l'équipe. Mais ce travail était nécessaire pour permettre à chacun de "normaliser" son management de projets. « Auparavant, nous définissions de manière assez vague les différentes phases, souligne Véronique Rozan. Aujourd'hui ce n'est plus le cas. Grâce à la méthodologie et au logiciel Concerto, nous savons précisément quelle tâche doit être accomplie par qui et à quel moment. »

Le cabinet Realization leur a imposé également d'estimer "de manière agressive" le délai idéal de réalisation des projets. Objectif : les finir plus rapidement et dans les temps. « Nous nous sommes fixé comme but de réduire de 40 à 50 % le temps de développement », se souvient Isabelle Icord.

Hiérarchiser les demandes de projet

Pour relever ce pari, le mode de sélection des projets a été refondu. Pour décider de lancer ou non le développement d'un produit, le comité stratégique tient réunion toutes les semaines pour décider de manière objective quel projet est prioritaire. « Le cash généré, l'investissement nécessaire, son importance en termes de rupture technologique et l'engagement du client nous permettent de hiérarchiser les demandes », dévoile Roberto Rivoir, le directeur innovation et design de la branche semi-conducteurs d'e2v. Ce n'est qu'après cette réunion que la coordinatrice en chef des projets, Isabelle Icord, entre tout nouveau projet dans le logiciel Concerto.

Cependant, le logiciel ne peut pas tout faire. S'il permet à chacun - et surtout aux responsables des ressources - de prévoir assez précisément le plan de charge de son équipe sur plusieurs semaines, il impose aux chefs de projet de soigner la préparation. « La phase amont est cruciale, note Isabelle Icord. Elle permet de collecter toutes les données et de s'assurer que tous les éléments sont effectivement à la disposition des ingénieurs pour mener à bien les tâches qui leur sont confiées. »

Et elle exige de ces ingénieurs une concentration extrême. Chaque jour, leur responsable désigne quelle tâche ils doivent accomplir et dans quels délais. S'ils ont un problème, ils peuvent piocher dans une zone tampon mutualisée, le buffer (lire « Mutualisation des risques » ci-dessus). « Les ingénieurs ne vivent pas toujours très bien cette transparence nouvelle, reconnaît Francis Geay, en charge des équipes CAO et conception physique. Ils doivent justifier tout usage du buffer et pas simplement se contenter de déclarer, comme avant : "C'est sous contrôle". » Mais dans le même temps, cette transparence impose aussi aux chefs de projet d'être très clair dans leur demande. À défaut, ils s'exposent à des ratés... et menacent leur projet.

« NOUS SAVONS QUI DOIT ACCOMPLIR QUELLE TÂCHE ET À QUEL MOMENT »

ISABELLE ICORD COORDINATRICE DES PROJETS R et D D'E2V« Nous luttons contre "l'effet Pavarotti" »

« Dans notre ancien système de gestion de projet, nous travaillions beaucoup dans l'urgence. C'était souvent le manager le plus séduisant, celui qui chantait le plus fort qui réussissait à mobiliser les équipes pour ses besoins. Cet "effet Pavarotti" est dévastateur car les projets ne sont pas choisis sur des critères objectifs, mais sur du ressenti. Avec le logiciel Concerto, nous disposons d'indicateurs précis pour juger du caractère stratégique d'un projet. Nous regardons notamment son poids en termes de chiffre d'affaires, actuel ou futur. Son importance en termes de technologie : est-ce une rupture ou une techno connue ? Ou l'engagement du client dans le projet. Nous ne pouvons tout faire mais au moins, désormais, nos priorités sont clairement définies et les équipes savent pourquoi leur projet est retardé ou au contraire prioritaire. »

Un développement sans fausse note... en neuf mois au lieu de dix-huit.

SPÉCIALISATION DANS L'EXÉCUTION DES TÂCHES Les ingénieurs "ressources", chargés de développer les différentes parties des produits, doivent désormais accomplir une tâche à la fois. Avant, ils menaient souvent quatre ou cinq développements de front. MUTUALISATION DES RISQUES Plus question de se donner une marge d'erreur individuelle- comme nous avons tous tendance à nous l'accorder. e2v a mutualisé les risques pour l'ensemble d'un projet dans une zone tampon, le "buffer". TRANSPARENCE SUR LE PLAN DE CHARGE. Le logiciel Concerto aide à planifier les projets et donne à tous les chefs de projet et à leurs équipes une vision à moyen terme du plan de charge. Quand ils lancent un projet, ils savent exactement quand celui-ci peut être bloqué à cause d'un problème de ressources.

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