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Chez valeo - Pour les achats stratégiques aussi

L'application a été déployée à la vitesse de l'éclair. Elle offre à chacun la possibilité de réaliser aussi bien les achats pour la fabrication que pour les produits courants.


Il n'aura suffi que d'un peu plus d'un an et demi à Valeo pour déployer à grande échelle une solution d'e-procurement très ambitieuse. L'affaire a été menée tambour battant par les spécialistes de l'équipementier français sous la houlette d'Olivier Wajnsztok, responsable du projet baptisé e@SI (lisez : e-procurement@supplier integration).

Résultat, l'application de Valeo est devenue un véritable cas d'école qui peut servir de benchmarking aux prétendants à l'e-procurement.

Première étape : la définition des objectifs. " Notre idée était simple : il s'agissait d'améliorer nos achats et nos approvisionnements mais aussi l'intégration de nos fournisseurs grâce aux solutions Internet ", raconte Olivier Wajnsztok. Une réflexion a donc été lancée sur les moyens nécessaires pour améliorer la fonction achats, cruciale pour Valeo, et la mise en oeuvre ensuite d'une solution adéquate.

Le service achats a ainsi précisé quatre voies majeures de développement : la construction d'une base de fournisseurs, l'aide apportée aux fournisseurs pour s'améliorer, l'intégration des fournisseurs dans le développement de produits nouveaux, la gestion des fournisseurs au jour le jour.

" Nous avons fait appel à plusieurs outils pour atteindre ces objectifs : le Panel 300, le club de nos meilleurs fournisseurs, et, bien sûr, le projet e@SI lancé en avril 2000 ", indique le spécialiste de Valeo. Tout s'est enchaîné très vite. " La rapidité d'action est une condition sine qua non de réussite dans les projets e-business ", affirme Olivier Wajnsztok.

Conséquence : le logiciel de Commerce One a été choisi après seulement deux semaines d'analyse. Il ajoute : " l'expérience montre que si on choisit rapidement, on a 80 % de chances de trouver la solution adaptée. À l'inverse, si l'analyse est prolongée ce taux ne dépasse pas les 85 %... " De trois sites pilotes au premier juillet 2000, le groupe est passé six mois plus tard, à cinquante sites équipés.

Au bout de la première année, cent vingt sites étaient fin prêts. Tous peuvent désormais consulter cent cinq catalogues et passer de multiples appels d'offres en ligne, aussi bien pour des achats de produits stratégiques (telle que la fabrication) que pour ceux non stratégiques (frais généraux et investissements).

Comment fonctionnent les Web catalogues chez Valeo ? " Cette technique se concentre sur les frais généraux. Son principe est simple : nos acheteurs peuvent accéder à un catalogue pour faire leurs demandes. Après le passage par un circuit d'approbation, cette demande se transforme en une commande ferme et est envoyée au fournisseur. " Les acheteurs se situent donc en amont du circuit d'approbation puisque ce sont eux qui ont négocié le catalogue avec le fournisseur.

Trois conditions pour les enchères inversées

L'intérêt de cette approche est de fluidifier la procédure, tout en gardant un contrôle permanent sur son déroulement. Ce n'est pas cependant le seul bénéfice pour Valeo et ses fournisseurs. " Grâce au Web catalogue, le fournisseur sait qu'il aura un monopole sur son produit. Il peut ainsi accorder, dès le début, son prix le plus bas. De plus, il n'a plus à envoyer ses équipes commerciales pour renégocier les prix avec chaque site. "Seul revers de la médaille : pour que le dispositif fonctionne, l'acheteur doit évidemment avoir une idée plus précise de ses besoins que dans le circuit d'achat classique.

Les appels d'offres en ligne constituent l'autre versant du projet. Ces enchères inversées ou e-negociation, que Valeo a déployé sur toutes ses branches au monde, ne peuvent pas être mises en oeuvre sans quelques précautions. Olivier Wajnsztok fixe les trois postulats de l'e-negociation : primo, comme les autres applications du e-business, ces enchères n'auront de valeur que si le bénéfice est mutuel, pour Valeo et ses fournisseurs ; secundo, le recueil de données doit être particulièrement soigné ; tertio, il faut élaborer une stratégie performante avant de passer à l'acte.

Les fournisseurs s'y retrouvent-ils dans cette nouvelle démarche ? " Leurs réactions sont contrastées, répond Olivier Wajnsztok. Certains se méfient, d'autres, surtout ceux qui font partie de notre Panel 300, ont compris les formidables opportunités qu'ouvre cette démarche. Ils ont ainsi vu leur chiffre d'affaires s'accroître significativement. " Un autre atout pour Valeo car le groupe français réalise ses plus gros volumes d'achats avec ses meilleurs fournisseurs.

L'amélioration de la relation avec les fournisseurs était un autre objectif majeur du projet Internet. Cet objectif a été pour sa part atteint grâce à la mise en oeuvre d'un système SRM (Supplier Relationship Management ou gestion de la relation fournisseur). Olivier Wajnsztok témoigne : " De longue date, nous demandons à nos fournisseurs de nous proposer des améliorations et des gains de productivité, ce que nous appelons les "suggestions fournisseurs" mais ils n'avaient pas toujours de retour à leurs propositions. Désormais celles-ci sont données en ligne, passent par un circuit d'approbation et finissent dans une base de données partagée par les acheteurs. "

Évaluer les fournisseurs

Autre préoccupation constante de l'équipe e-procurement : l'intégration avec les autres systèmes informatiques de l'entreprise. " Gérer efficacement les connaissances en interne génère une valeur importante et les outils informatiques facilitent cette gestion du savoir ", constate le manager. " À condition d'assurer leur dialogue.

Un de nos outils, l'Avanced SuMo (Supplier Monitoring), permet ainsi de répertorier les fournisseurs externes et de les évaluer. Ce dispositif, doté d'un forum, assure un lien direct avec les autres systèmes de gestion, limitant ainsi la quantité d'informations qui doit être saisie manuellement par les acheteurs.

" Valeo cas d'école ? Bien. Mais alors quelles sont les clés du succès ? Réponse d'Olivier Wajnsztok : " Soigner la communication interne, même si cela peut paraître banal, est un facteur essentiel. Les utilisateurs et les administrateurs locaux jouent un rôle clé dans l'adoption et le bon fonctionnement du système. Il faut travailler en bonne intelligence et aussi se montrer persuasif avec les quelques fournisseurs qui ne sont pas toujours convaincus par l'intérêt du Web catalogue. Et surtout, se fixer des gains que l'on peut mesurer. "
Mirel Scherer

LA SOLUTION
- L'e-procurement de Valeo est articulée autour du logiciel de Commerce One.
- Les achats représentent 60 % du chiffre d'affaires, soit environ 6 milliards d'euros ; 75 % de ces achats concernent la production, le reste se répartissant à parts égales entre investissements et frais généraux.
- Aujourd'hui, 105 catalogues fonctionnent en ligne avec une soixantaine de fournisseurs pour quelque 100 000 lignes de référence. L'objectif final étant d'atteindre les 130 catalogues en ligne.
- Le système Web catalogue compte 8 000 utilisateurs sur 125 sites dans 9 pays.
- En 2001, 330 millions d'euros d'achats ont été réalisés via des enchères inversées.
- Le nombre de fournisseurs était de 4 500 en janvier 2001. Le programme de réduction baptisé SuRe (Supplier Reduction) vise une réduction drastique : 1 000 en moins en 2001 et encore 1 000 en 2002. L'objectif 2001 a été atteint.
- Le temps moyen de traitement d'une demande d'achat a été divisé par 3 et est de 3,5jours.

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