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Chez Sys-com - L'e-procurement pout 85 euros par mois

Sys-com a choisi la place de marché Answork pour structurer son processus d'achat de fournitures de bureau. Grâce à cet outil, l'entreprise espère réduire ses dépenses de 30 %.


En général, personne ne s'intéresse de près à l'achat des petites fournitures de bureau. Jusqu'au jour où les dépenses dérapent ou qu'une pénurie de stylos se fasse sentir dans l'entreprise... Pourtant, certaines études révèlent que les achats de biens de fonctionnement représentent en moyenne 50 % des commandes pour des volumes allant de 3 à 20 % du chiffre d'affaires de l'entreprise. Sans compter que l'acte d'approvisionnement comprend de multiples étapes : consultation des catalogues papier, rédaction de la demande d'achat, approbations, vérifications, saisies, envoi de la commande...

 Au final, toutes ces tâches rébarbatives consomment de l'énergie, du temps et donc... de l'argent. Elles généreraient 80 % des frais administratifs d'approvisionnement. La rationalisation du processus d'achat promet donc de belles économies.

Jean-François Gautier, directeur administratif et financier de Sys-com, PME de moins de cinq cents personnes, s'est attelé au problème : " Nous voulions y voir plus clair dans le processus d'achat des petites fournitures de bureau. Tout le monde pouvait plus ou moins passer une commande. Résultat, les commandes étaient dispersées et leur suivi était délicat.

À qui envoyer la facture pour la valider ? Est-ce que les produits ont bien été livrés ? Est-ce que la livraison est bien conforme à la demande ? " C'était parfois un vrai casse-tête pour le service comptable pour obtenir des réponses à ces questions. Comment revoir l'organisation sans pour autant créer une direction des achats que la taille de l'entreprise ne justifie pas ? Comment le faire en prenant en compte la spécificité de Sys-com composée de quatre sociétés réparties en trois établissements ?

Une liaison Internet et un navigateur ont suffi

Fort de son expérience d'achat et de ventes de prestations informatiques via la place de marché Web-profils, Jean-François Gautier s'est intéressé, dès septembre dernier, à des solutions d'approvisionnement accessible via Internet dont il avait eu écho par voie de presse.

Après une simple présentation de l'outil, son choix se porte sur la solution d'Answork. Il s'agit d'une place de marché horizontale qui propose dans un catalogue unique les offres de plusieurs fournisseurs pour un même produit. Ce catalogue regroupe la plupart des besoins des entreprises en biens et services de fonctionnement (fournitures de bureau, matériels et accessoires informatiques, etc.).

L'accès à la plate-forme n'exige l'installation d'aucun logiciel spécifique. Une connexion Internet et un navigateur suffisent. Les utilisateurs habilités accèdent à la plate-forme par la saisie de leurs identifiants. Restait à mettre l'outil à l'épreuve du feu.

La direction administrative et financière l'a testé pendant un mois. " Nous voulions vérifier que nous trouvions les fournitures que nous cherchions, que nous pouvions passer commande, que nous étions bien livrés en temps voulu, au prix indiqué et à la qualité attendue ", explique Jean-François Gautier. Mais dès que l'utilisation de cet outil a été étendue à un autre établissement, il a fallu faire face aux premières résistances au changement. Des réactions du type : " c'est lourd, c'est cher et je ne trouve pas ce que je veux ! " Finalement, une étude comparative avec les offres des précédents fournisseurs a rapidement convaincu les récalcitrants : mis à part un produit, le reste affiche des tarifs inférieurs de 20 à 30 % !

Reporting facilité

Pour ce qui est de la convivialité d'utilisation, Jean-François Gautier reconnaît qu'Answork est un site encore jeune dont l'ergonomie mérite d'être affinée. Mais, qu'en tout état de cause, cela n'est pas bloquant ! Début 2002, Answork a été étendu aux quatre établissements de Sys-com. Quatre personnes sont chargées, en marge de leur métier, de la commande des fournitures sur la place de marché.

Leur objectif : réduire les dépenses de petites fournitures de bureau de 30 %. Pour ce faire, elles doivent faire attention aux articles achetés et regrouper les commandes. Cela passe aussi par la mise en concurrence systématique des fournisseurs. " J'aurais pu obtenir une diminution de ces coûts par d'autres moyens. Mais il est plus facile de responsabiliser ses collaborateurs lorsqu'on leur fournit les outils adéquats et que l'on ne leur colle pas quelqu'un sur le dos pour vérifier ce qu'ils font ", observe Jean-François Gautier.

Sys-com n'a donc pas désigné de superviseur qui approuve ou refuse les commandes (fonction que propose pourtant Answork). Chacun est totalement responsable de son budget. Maintenant, Answork est le passage obligé pour l'achat de tout type de fournitures.

La fonction comptable y trouve son compte. Elle n'a plus à faire qu'à quatre personnes pour la validation des factures. La traçabilité des commandes est ainsi facilitée. Et grâce à des outils de reporting, il est possible de suivre et d'analyser toutes les informations concernant les achats sans être obligé de remuer ciel et terre pour les obtenir. Quelques clics suffisent pour connaître le chiffre d'affaires global, le volume des commandes, la qualité de livraison, etc.

Au final, Jean-François Gautier se demande pourquoi de telles places de marché ne sont pas plus communément utilisées : " elles proposent des produits moins chers, elles contribuent à la transparence et à la fluidité du processus d'approvisionnement. Mais il faut parfois vaincre l'immense résistance au changement ! "
Youssef Belgnaoui.

LA SOLUTION
- Utilisation de la place de marché Answork dédiée aux approvisionnements via Internet.
- Achat de petits matériels de bureaux.
- 85 euros d'abonnement mensuel ; pas de rémunération d'Answork sur les transactions.
- Objectif : réduire les dépenses annuelles de 135 000 à 94 000 euros.

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