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Chez Rhodia - Déjà 2 500 utilisateurs actifs

Le chimiste français déploie à grande échelle son système e-procurement, aujourd'hui opérationnel dans la moitié des sites en Europe. À terme, un salarié sur trois en sera utilisateur.


"Be BIP". Tel est le mot d'ordre de Paul Bacon, directeur e-procurement chez Rhodia. Être BIP chez le leader français de la chimie de spécialités, c'est passer ses commandes par le système d'approvisionnement électronique Business Internet Purchasing (BIP).

Pour faire passer ce message en interne, cet ingénieur américain de 42 ans, diplômé des universités de Duke et de Virginie, n'hésite pas à donner comme exemple à suivre le Roadrunner, la vedette du dessin animé... Bip Bip. Grâce à sa rapidité de réaction et sa vitesse de vol, cet oiseau du désert parvient toujours à échapper à son poursuivant, le vil coyote.

Aujourd'hui, 2 500 collaborateurs répondent à cet appel à l'efficacité en passant leurs commandes, sans papier, sur leurs micro-ordinateurs. Selon les statistiques de l'entreprise, les achats transitant par la plate-forme d'approvisionnement électronique croissent de 22 à 27 % par mois. Sur l'année 2001, ils ont totalisé un montant de 25 millions d'euros. Et selon les prévisions de Paul Bacon, ils devraient grimper autour de 100 millions d'euros en 2002.

Ces chiffres restent modestes comparés au milliard d'euros que représentent les achats hors production visés par la plate-forme BIP. On est loin de l'objectif initial qui visait 20 % des achats non stratégiques réalisés par voie électronique en 2001. Ce retard s'explique par l'absence de norme et les difficultés rencontrées avec les fournisseurs pour standardiser leurs fournitures et les mettre sur catalogue électronique. " Nous avons travaillé avec eux pour mettre en place des procédures communes. Cependant, les fournisseurs ne nous ont pas apporté au départ le support et l'enthousiasme escomptés pour nous accompagner dans notre projet en Europe ", constate Paul Bacon.

Il n'empêche. L'e-procurement est bel et bien devenu une réalité chez le chimiste français. Opérationnel dans la moitié de ses soixante-six sites en Europe, au stade pilotes dans sept de ses trente-quatre sites en Amérique du Nord, le système BIP suit un rythme soutenu de déploiement : l'autre moitié des sites européens dans les mois à venir, l'ensemble des sites nord-américains à partir de mai, le Brésil à la fin de l'année et peut-être l'Asie en 2003. À terme, il y aura dix mille utilisateurs, soit un collaborateur sur trois.

Une procédure de commande automatisée

Pour Paul Bacon, qui a pris en main le projet en juillet 2001 après avoir mis en place un site de commerce électronique pour Engineering Plastics, l'une des unités de Rhodia à Lyon, le plus important c'est que les gains espérés soient bien au rendez-vous. " Nous sommes tout à fait en phase avec nos objectifs en terme de rythme de déploiement et de réduction des coûts ", estime-t-il.

Lancé en avril 2000 à l'initiative de la direction générale, le projet e-procurement s'inscrit dans un programme plus vaste d'optimisation des achats initié en 1998 sous le nom Bingo. Rationaliser les achats hors production en travaillant avec moins de fournisseurs, réduire les frais de traitement administratif en automatisant la procédure de commande, faire bénéficier les vingt-deux sociétés formant la galaxie Rhodia de prix plus avantageux négociés au niveau central. Tels sont les objectifs assignés à Jean-Luc Penchon, directeur du site de Collonges, près de Lyon, chargé du projet avant de passer le relais à Paul Bacon. Au final, cela devrait se traduire par une économie de 5 % par an sur le montant des achats hors production.

Chez Rhodia, les achats se répartissent en deux familles. D'un côté, l'énergie et les matières premières chimiques achetées en vrac. Ces achats stratégiques, réalisés en grand volume auprès d'une centaine de fournisseurs, sont gérés par le système de planification de production. Grâce au programme Bingo, une économie de 220 millions d'euros a été obtenue en 2000 sur ce poste.

De l'autre côté, une multitude de fournitures hors production. Ici, les opérations sont de faibles montants et se répartissent sur environ sept mille fournisseurs. " Il a fallu faire une sélection, explique Paul Bacon. Nous avons dû écarter environ un millier d'entre eux. En contrepartie, nous avons augmenté le volume d'achat chez certains fournisseurs, ce qui nous a permis de renégocier des tarifs plus intéressants. Ainsi, Merck, fournisseur de produits et services de labo, a bénéficié d'une hausse de 70 % du volume de nos commandes. "

Aujourd'hui, quatre-vingt-dix fournisseurs sont intégrés dans le catalogue électronique en Europe et une dizaine en Amérique du Nord. Fini le papier. Le collaborateur cherche dans le catalogue électronique le produit à acheter et passe la commande en ligne directement au fournisseur. À partir d'un certain montant, l'opération transite pour validation par le supérieur hiérarchique.

Deux cents formateurs impliqués en interne

À terme, le catalogue électronique devrait réunir 80 % des fournitures hors production. Il subsistera des fournitures non catalogables car difficiles à formaliser comme les services de nettoyage de bureau, de réalisation de plaquettes publicitaires... Cela dit, même dans ce cas, l'acheteur doit respecter la même discipline en suivant une procédure électronique. Une fois trouvés la fourniture et le fournisseur, il passe par le système BIP pour formaliser sa commande et laisser une trace numérique de l'opération.

Développé avec l'aide du cabinet Accenture sur la base du logiciel EBP (Enterprise Buyer Professionals) de SAP, le système BIP est, selon Paul Bacon, facile à utiliser. Mais l'acceptation diffère selon la région. " Aux États-Unis, l'adoption est immédiate. Probablement parce que la culture informatique y bénéficie d'une avance de six mois sur l'Europe. En revanche, le système rencontre une certaine réticence sur le Vieux Continent en ce qui concerne la passation des commandes sur le Web."
Pour venir à bout de ce problème et faire rentrer le système BIP dans la réalité, l'effort doit porter sur la formation. Une cinquantaine d'experts sont mobilisés pour former sur chaque site de déploiement des formateurs. Au total, près de deux cents personnes ont participé au projet en y consacrant plus de 5 % de leur temps.
Ridha Loukil

La solution
- Solution interne basée sur le logiciel "MySAP e-procurement" de SAP.
- Portée : les achats hors production ventilés en six familles (services généraux, emballages, fournitures industrielles, transports, services industriels, matières premières pour distributeurs).
- Montant des achats concernés : un milliard d'euros par an, soit le quart du total des achats.
- Investissement : "quelques dizaines de millions d'euros".
- Gain attendu : réduction de 5 % par an du coût des achats hors production.

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