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Chaque euro gagné compte...

MATHILDE FONTEZ redaction@industrie-technologies.com

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Définition de familles d'achat, sélection des fournisseurs, négociations... Les grandes entreprises maîtrisent parfaitement les étapes du processus d'achat. Du côté des petites industries, la fonction reste en revanche perçue comme un poste de charges. Mais c'est en train de changer. La crise aidant, les approvisionnements sont en première ligne pour faire baisser les coûts fixes des industriels.

Les achats sont le plus souvent considérés comme un poste de charges, mais ils doivent participer à la dynamique de l'entreprise ! », martèle Lucien Bouillane, le délégué régional du Cetim (Centre technique des industries mécaniques) en Auvergne. Le poste représente en effet une part importante du chiffre d'affaires et constitue une composante majeure de la compétitivité. C'est un maillon essentiel de la chaîne de valeur de l'entreprise. D'autant plus que son champ d'action ne cesse de s'élargir sous l'effet conjugué de deux facteurs concomitants : l'augmentation de la sous-traitance et de la cotraitance. La part des achats dans le chiffre d'affaires des entreprises peut atteindre 90 % dans les industries de transformation et la distribution. « Elle est supérieure aux dépenses de personnel, a évalué Jean-Pierre Chaubiron, conseiller formation à la chambre de commerce et d'industrie de Clermont-Ferrand / Issoire (Puy-de-Dôme). Le calcul est simple : dans une entreprise où le coût des achats représente 40 % du chiffre d'affaires et la marge nette 4 %, un gain de 5 % sur les achats a les mêmes effets qu'une augmentation de 10 % du chiffre d'affaires. »

Un processus de sélection exigeant

Un bel effet de levier bien connu des grandes entreprises... « Contrairement à l'idée reçue qui consiste à penser que la fonction achats n'existe que pour compresser les prix d'achat, l'enjeu de cette fonction est de résoudre une équation à trois niveaux de même importance : la qualité de nos matières, la sécurité de nos approvisionnements, la compétitivité de nos achats. Et de plus en plus, nous focalisons notre contribution sur l'innovation », relate ainsi Michael Poncet, acheteur matières premières chez Blédina. La direction achats est donc organisée par filières : matières premières, emballages, biens et services. Et surtout, le choix des fournisseurs est mené en suivant un processus de sélection exigeant : « Pour "travailler" un fournisseur de matières premières, nous avons mis au point une phase d'homologation qui comprend plusieurs étapes. D'abord, la validation qualité de la matière et du site de production via un questionnaire et des audits. Une fois le site et la matière référencés, un essai industriel est organisé pour homologation définitive. C'est seulement à partir de ce moment que le service achats a la possibilité d'entamer une relation commerciale et d'attribuer des contrats à ce fournisseur », détaille Michael Poncet. Après que ce parcours du combattant a été surmonté, le fournisseur élu peut espérer bénéficier d'un partenariat... et est tenu d'installer un processus d'amélioration permanente et de s'impliquer dans la dynamique d'innovation du donneur d'ordres. Les achats sont centralisés au maximum, dans le but de globaliser les volumes et simplifier les flux. Ce qui induit une réduction de la complexité chez les fournisseurs et, par voie de conséquence, de meilleures conditions d'achat. En bref, rien n'est laissé au hasard.

La négociation n'est qu'une étape

C'est loin d'être le cas dans les petites entreprises où beaucoup de travail reste à faire. Le plus souvent, il n'y a pas d'acheteur en titre... C'est un responsable technique qui tient ce rôle, un responsable de production, de la maintenance ou encore l'assistant comptable. Il n'a jamais eu de formation d'acheteur et n'a que très peu de temps à consacrer à cette fonction. Il n'a donc pas le temps d'apprendre à connaître le marché. Cependant, la crise est en train de changer cette approche basique. « La fonction achats prend de l'importance », remarque Véronique Le Bail, la directrice d'Activ'HA.

Une fois que l'entreprise a retravaillé son positionnement, optimisé ses procédés, réduit ses coûts de fonctionnement (effectif, charges fixes), le dernier levier à actionner est celui de l'optimisation des achats. En réponse à ce nouveau besoin, la chambre de commerce et d'industrie de Clermont-Ferrand / Issoire et le Cetim ont mis en place une filière de formation. « Tout le monde sait que les achats peuvent être améliorés mais on ignore plus ou moins la manière de s'y prendre, relève Jean-Pierre Chaubiron, conseiller formation à la chambre de commerce et d'industrie de Clermont-Ferrand / Issoire. La plupart des industriels qui viennent assister à nos formations pensent bien acheter, car ils négocient bien. Cependant la négociation n'est qu'une étape du processus d'achat. Il faut d'abord connaître le marché, puis vient l'étape de la sélection et du choix des fournisseurs. » (lire ci-contre les étapes d'un processus d'achat). Selon le conseiller, la majorité des industriels ne perçoit pas les achats comme un levier stratégique. « Ils doivent procéder à une mutation et les achats font partie des processus qu'ils ne maîtrisent pas du tout, renchérit Lucien Bouillane, délégué régional du Cetim en Auvergne. Qu'est-ce qu'on veut ? À qui va-t-on s'adresser ? Comment constitue-t-on un dossier de consultation ? Comment analyser, expertiser et choisir ? Comment négocier ? Les fondamentaux de la fonction achats ne sont pas connus dans les petites et moyennes entreprises. »

La solution pour progresser ? Allier ses forces. Le spécialiste d'achat d'énergie de Siemat Energy, Nicolas Fraiture, compte ainsi parmi ses clients des petites entreprises qui se sont regroupées pour lui confier ce poste stratégique. « Il devient rentable de nous confier les achats d'énergie à partir de 20 000 euros par an », assure-t-il. Ainsi réunies, de petites industries ont la possibilité de négocier les prix. Mais l'alliance a ses limites. « Des entreprises spécialistes de l'usinage se sont unies pour acheter leurs outils. Mais étant concurrentes, elles ne souhaitaient pas dévoiler aux autres leurs outils les plus performants... et donc ceux qui sont les plus chers et pour lesquels le regroupement aurait été le plus profitable, relate Lucien Bouillane. Au final, ils n'ont réussi à se mettre d'accord que sur le papier pour photocopieuses ! »

S'associer pour mieux acheter

D'autres entreprises ont donc choisi de mutualiser leurs efforts sur des postes d'achat bien précis. Soit en faisant appel à une centrale pour les achats non techniques (lire page 23), soit en s'organisant en association. C'est le cas d'un ensemble d'industriels de la région lyonnaise : regroupés dans la fédération Solen, ils ont lancé il y a quelques mois une société externe d'achats qui s'occupe des formations d'aptitude à la conduite d'engins, habilitation électrique, formations extincteurs, défibrillateur, secourisme... « Toutes ces formations sont obligatoires, les employés doivent s'y soumettre régulièrement, c'est une charge importante pour l'entreprise, explique Régis Caysac. Organisés en association, nous gagnons la possibilité de négocier les prix, mais surtout la flexibilité : plus besoin de se déplacer pour l'industriel et, en cas d'imprévu, il peut reporter le rendez-vous. » La fédération compte déjà une centaine de personnes formées et, devant le succès de l'opération, elle envisage d'étendre l'offre à d'autres types de formations.

Pour les achats liés à la production, le dernier recours des petites industries reste la formation. Mais auparavant, l'industriel doit effectuer un premier diagnostic. Il doit estimer le coût de tous les postes, différencier les achats simples, difficiles, techniques, non techniques, afin de pouvoir s'orienter vers la bonne solution. « Il faut créer des familles d'achats et évaluer leur importance, conseille Véronique Le Bail, la directrice d'Activ'HA. Tout cela peut sembler compliqué quand on est une PME... Ce sont pourtant des fondamentaux à prendre en compte si l'on veut acheter au plus juste. »

LA MAJORITÉ DES INDUSTRIELS NE PERÇOIT PAS LES ACHATS COMME UN LEVIER STRATÉGIQUE.

POIDS LOURD

La part des achats dans le chiffre d'affaires peut atteindre 90 % dans les industries de transformation.

Les centrales d'achats : une solution pour les PME-PMI

Pour Véronique Le Bail, tout a commencé par un constat : la fonction achats n'existe pas ou peu dans les petites entreprises. « J'ai remarqué que le plus souvent, les achats stratégiques, c'est-à-dire liés au process, occupent l'acheteur à 100 %. Le reste n'est pas sa priorité. Et encore, ceci est le cas quand il y a un acheteur. Car le plus souvent dans les PME, il n'en existe pas », relate-t-elle. En réponse à ce besoin, elle a créé la société Activ'HA. Il s'agit d'une centrale d'achats qui propose, aux industriels, des prix compétitifs pour des produits tels que les fournitures, la téléphonie, le transport, l'outillage... « Notre but : aider l'industriel à obtenir des tarifs comparables à ceux des grands comptes, tarifs qui restent inaccessibles aux PME-PMI faute de volumes suffisants. » Activ'HA fonctionne par mutualisation des clients. Ce sont les industriels eux-mêmes qui restent en contact avec les fournisseurs, mais ils bénéficient de tarifs négociés au préalable et donc plus avantageux. Et ça marche ! En un an et demi, Activ'HA a convaincu plus de 250 clients, gère un portefeuille de plus de 1 million d'euros et vient d'embaucher trois salariés. Parmi ses clients, pas uniquement de très petites industries : « Nous avons des entreprises qui peuvent atteindre 500 employés. Ils nous arrivent par le bouche-à-oreille, ce qui prouve bien qu'il y a un besoin du terrain ! », note Véronique Le Bail. À tel point que les clients commencent à demander à la centrale d'achats d'élargir son offre : « On nous demande de négocier le matériel technique, des composants, des produits finis qui entrent dans leur process. C'est l'une des possibilités pour l'avenir. Finalement, il n'y a que la matière première qui reste la chasse gardée de l'entreprise. »

Les étapes d'un processus d'achat

- Sélection et choix des fournisseurs Etude du marché Consultation et appel d'offres - Dépouillement et comparaison des offres - Tableau d'alignement et préparation de la négociation - Flux administratif des documents circulant en interne Commande, livraison, réception Relance

ILS PEUVENT VOUS AIDER

La CDAF La Compagnie des dirigeants et acheteurs de France propose des formations et des conférences tout au long de l'année. - http://www.cdaf.fr Les associations d'entreprises L'union fait la force. La première chose à faire pour optimiser sa fonction achats est de prendre contact avec l'association d'entreprises locale. Les chambres de commerce et d'industrie proposent également des formations courtes dédiées aux achats. - www.acfci.fr Des cabinets de consulting Plusieurs cabinets ont acquis une certaine renommée pour leur efficacité. KLB Group, LowendalMasaï ou Alma Consulting Group font partie des meilleurs. Les formations spécifiques Des masters achats permettent de se former aux rouages de la discipline. Le plus réputé est celui de l'école de management de Bordeaux, la BEM. - http://www.bem.edu

L'avis de l'expert« Commencez par vérifier vos factures »

MAX BELOT Responsable France de Siemat Energy Spécialisée dans les achats en énergie, Siemat permet à ses clients d'alléger fortement leur facture d'électricité, de gaz ou d'eau.

- Quel intérêt a un industriel à faire appel à vos services ? Max Belot. L'énergie est le premier poste de dépenses. Pourtant, nous avons remarqué que les industriels se penchent sur la question une fois tous les deux ans seulement... Cela n'est pas suffisant car ce poste d'achats présente une forte volatilité. L'une des sources principales de cette volatilité est le coût du pétrole, qui, lui-même, est lié au marché d'actions. Impossible donc de s'improviser acheteur en énergie. Cela nécessite une expertise. - Que recouvre-t-elle, cette expertise ? M.B. Il faut d'abord connaître les dynamiques du marché et pour cela, avoir accès aux cotations, aux prix des marchés de gros, suivre de près l'évolution de la réglementation... et enfin, savoir évaluer sa consommation. Car la flexibilité se paye dans le contrat. Si l'industriel n'est pas sûr de ce qu'il va consommer, il va payer plus cher. Et avec la crise, il n'a aucune visibilité. Il est donc essentiel de savoir négocier les contrats, s'adresser au bon fournisseur pour chaque cas. - Un dernier conseil ? M.B. Il y a un point qui est souvent négligé par les industriels, faute de temps ou simplement parce qu'ils n'y pensent pas : la vérification des factures. Cela peut paraître anodin, mais pour 90 % de nos clients, nous trouvons des erreurs. Pas plus tard qu'hier, nous avons détecté une erreur de 115 millions d'euros dans les relevés d'un de nos clients !

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