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Cartographiez tous vos projets !

FABRICE FROSSARD ffrossard@industrie-technologies.com

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Cartographiez tous vos projets !

Pour illustrer son logiciel de mindmapping, Novamind a réalisé une carte des différentes utilisations de cet outil.

© D.R.

Révolution tranquille, les outils de cartographie heuristique, ou mindmapping, gagnent l'entreprise. Que ce soit pour mener un projet, concevoir un produit ou documenter un processus, les logiciels de mindmapping apportent un gain de productivité substantiel et se placent à la hauteur de Powerpoint ou Excel.

Une bonne carte vaut mieux qu'un long discours ! Exit les vieux tableaux Excel ou les fastidieuses bases de données Access. Désormais, organiser ses idées est devenu simple comme un dessin... Comment ? Grâce au mindmapping (littéralement carte de l'esprit). Cet outil, connu également sous le nom de carte heuristique, s'appuie sur la cartographie pour permettre à ses utilisateurs d'appréhender et de manager des problèmes complexes. « Le principe est de mettre le thème principal au centre de la feuille en le représentant par un mot ou un dessin puis, à partir de là, de développer des branches comportant les idées forces se rapportant aux thèmes. L'intérêt de ces schémas est qu'ils permettent une grande liberté de construction et que les mots peuvent être remplacés par des images, des dessins ou encore des photos », décrit Stéphane Seuret, auteur d'une thèse sur le mindmapping.

Simple de prime abord, cette méthode d'organisation des idées dépasse le stade du croquis fait en bout de table. Elle connaît une seconde jeunesse grâce à l'évolution de logiciels de cartographie comme Xmind, Mindomo, Novamind, mais surtout le quasi standard du genre, Mindmanager édité par l'allemand Mindjet. Beaucoup plus intuitifs, ces outils ont fini par convaincre un nombre croissant d'ingénieurs de les utiliser pour mener à bien leurs tâches quotidiennes. Alberto Martinez, ingénieur chez Siemens, utilise ce logiciel pour établir chaque jour son planning de travail, pour concevoir un modèle de téléphone mobile ou pour réaliser un business-plan. Prise de notes lors d'un brainstorming ; présentation d'une activité ; description d'un processus ou d'une méthode ; création d'une base de connaissance ; gestion d'un projet ; conception d'un produit... Le mindmapping est en train de s'imposer dans tous les compartiments de l'entreprise. Des industriels comme Chrysler, BNP Paribas ou PSA se sont d'ores et déjà laissé séduire.

Pour réduire la durée d'un projet

Au-delà du côté ludique de la cartographie, le principal argument pour l'adoption du mindmapping est sans aucun doute le gain de productivité qu'il permet de réaliser. « Un ingénieur travaillant pour Bosch m'a confié qu'il gagnait 50 % de temps sur la phase de conception », raconte Jean Renard, le PDG de Mindjet France. En moyenne, le gain est plus faible mais loin d'être négligeable. L'utilisation de Mindmanager permettrait de réduire de 7 % la durée d'un projet. En structurant les informations sous forme de cartes, cet outil oblige ses utilisateurs à structurer dès le départ leurs idées, à les hiérarchiser tout en conservant une certaine cohérence. « Pour un seul projet, vous pouvez réunir sur une carte toutes les informations de base (qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi...) et les éléments de planification (événement, réunions, avancement...) », note Serge Ariès, consultant en gestion des connaissances et systèmes d'information adepte lui aussi de la méthode.

Pour appréhender différents problèmes

Grand prosélyte de ce système d'organisation via son blog (http://mindmappingeverywhere.blogspot.com), Alberto Martinez chez Siemens estime que cet outil permet d'appréhender différemment les problèmes qui lui sont posés. « La cartographie fait appel aux deux parties du cerveau (gauche et droite). Ce mode de fonctionnement permet d'aller plus vite et d'avoir des idées que vous n'auriez jamais eues en utilisant les méthodes classiques de résolution de problèmes », confie-t-il.

Bientôt des cartes heuristiques en 3D

Mais l'utilisation des cartes peut être beaucoup plus complète. Au département R et D de PSA Peugeot Citroën (800 licences), avec Mindmanager, l'ensemble de la méthode de conduite d'un projet automobile a été mis en carte. « Le fichier comprend un thésaurus de près de 500 processus opérationnels, confie Bernard Hallais de la direction de la qualité de PSA. Déployée, cette carte, mise à jour deux fois par mois, fait 600 pages html ! Si nous l'avions réalisée manuellement cela nous aurait pris un temps fou. » Exportée automatiquement depuis le logiciel de cartographie sur l'intranet du groupe, l'information peut être consultée par tous à l'aide d'un moteur de recherche.

L'utilité de ces cartes est d'autant plus forte que les logiciels jouent à fond l'interopérabilité avec d'autres outils informatiques standards. À chaque sujet, il est en effet possible de lier un document Word, une note, une adresse Web, une image, une base de données, etc. « Avec un outil de mindmapping, vous pouvez rapidement saisir de l'information, par essence structurée et organisée (bien qu'on puisse aussi générer un "joyeux désordre"), et des liens hypertextes de carte en carte, explique Serge Ariès. Vous pouvez organiser toute votre documentation de cette manière. » Cette solution se révèle extrêmement utile pour bâtir des organigrammes, des fiches de postes, pour classer et consulter tous les documents sur un projet, la liste des tâches à accomplir... Avec une bonne organisation, à l'image de ce qui se passe sur un site Internet, une première carte donne accès à toutes les autres. Elle devient alors le point de départ d'une base de données exhaustives et intuitives d'un projet ou d'une entreprise.

Simples, intuitifs et d'un coût raisonnable, ces logiciels ont un bel avenir, promet le consultant Philippe Boukobza. « Il est probable que des outils de mindmapping seront proposés nativement dans les prochaines suites bureautiques. Je ne serais pas étonné que Google explore cette piste », confie le spécialiste. D'autant plus que l'outil évolue sans cesse. Mindjet vient ainsi de sortir un logiciel de travail collaboratif basé sur la cartographie. Quant à Spin-scape, il travaille sur une prochaine génération de cartes heuristiques... en 3D.

CETTE MÉTHODE PERMET D'ALLER PLUS VITE ET D'AVOIR DES IDÉES QUE VOUS N'AURIEZ JAMAIS EUES EN UTILISANT LES MÉTHODES CLASSIQUES DE RÉSOLUTION DE PROBLÈMES.

PRODUCTIVITÉ

Les logiciels de mindmapping contractent les délais de 7 %.

LES 5 PRINCIPAUX ÉDITEURS DE LOGICIELS

MINDJET - MINDMANAGER 299 euros HT par an www.mindjet.com MINDMEISTER 6 euros par mois et par utilisateur www.mindmeister.com NOVAMIND 120 euros HT par an www.novamind.com LOGICIEL LIBRE XMIND 35 euros par an www.xmind.net SPINSCAPE 68 euros par an www.spinscape.com

Les atouts du mindmapping

- FACILITÉ D'ACCÈS La cartographie simplifie l'accès à une base de données complexes en jouant sur le visuel plus que sur l'écrit. - GAIN DE TEMPS Le mindmapping accélère le temps de développement des projets en hiérarchisant dès les premiers pas les tâches à accomplir. - CHANGEMENT DE PERSPECTIVE En cartographiant le problème posé, les ingénieurs appréhendent différemment sa résolution, en faisant appel aux deux parties du cerveau.

La R&D de PSA en a fait son couteau suisse

Chez PSA, les logiciels de mindmapping sont bons à tout faire. Cet outil de productivité personnel est très utilisé par ses ingénieurs en R&D. Pour Bernard Hallais, de la direction technique du constructeur, « le logiciel permet d'ordonner ses idées en suivant une arborescence précise. Nous avons ainsi construit une carte répertoriant tous nos référentiels : 500 processus ont été ainsi cartographiés. Cela nous permet de mettre en évidence les relations fonctionnelles entre nos différentes activités. » Via un moteur de recherche, ces cartes permettent d'accéder rapidement aux informations utiles. Mais le logiciel est également utilisé pour hiérarchiser les idées ou déployer les plans d'action. « En fait, c'est un peu notre couteau suisse, confie Bernard Hallais. Il est même parfois difficile de cibler son usage tant il peut faire de choses. »

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