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Aussitôt livré, aussitôt facturé

Youssef Belgnaoui

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Aussitôt livré, aussitôt facturé

© D.R.

- Dès que les jouets sont en rayon, le bon de livraison est envoyé par GPRS pour une facturation dès le lendemain.

Éric Dunis, directeur informatique d'Harmony, avait pour mission de trouver une solution pour réduire les délais de facturation. Les résultats obtenus sont bien au-delà des espérances du négociant et fabricant français de jouets. Le délai qui s'écoule entre la livraison et l'émission de la facturation aux clients est passé de deux à trois semaines à une journée ! Une telle réduction a été rendue possible en équipant ses gestionnaires itinérants de terminaux mobiles qui communiquent via GPRS avec le système de gestion commerciale de l'entreprise. Elle s'explique aussi par l'organisation commerciale et logistique particulière d'Harmony.

Fini les bons de livraison manuscrits

Avant d'entrer dans l'ère du GPRS, les 44 gestionnaires d'Harmony sillonnaient la France à bord de camions pour livrer les grandes surfaces de distribution en jouets en plastique, pâtes à modeler et autres jouets à bas coût exposés le plus souvent au niveau des caisses. Ils transportaient dans leurs camions le stock de marchandises nécessaires pour une tournée d'une semaine. Pourtant, ils ne connaissaient pas exactement la quantité d'articles qu'ils devaient livrer. Arrivés chez leurs clients, ils étaient chargés de remplacer dans les rayons tous les produits manquants. Une fois le réassort terminé, ils délivraient un bon de livraison manuscrit et poursuivaient leur tournée. C'est seulement le vendredi qu'ils revenaient à l'un des huit dépôts pour recharger leurs camions et déposer les bons de livraison au service chargé de la facturation. Ces derniers étaient saisis manuellement dans le système de gestion commerciale dans le courant de la semaine suivante. Il se passait donc deux à trois semaines entre la livraison et l'émission de la facture. La trésorerie n'était pas vraiment à jour. Aussi, l'informatisation du process s'imposait.

L'idée d'équiper les gestionnaires de PC ou de Tablet PC a été rapidement abandonnée car leur liberté de mouvement lors des mises en rayon était compromise. Harmony a préféré opter pour des PDA durcis 760 d'Intermec plus adaptés à leur tâche. Avec le terminal, le gestionnaire lit le code-barres de l'article et saisit sur son clavier la quantité mise en rayon. Une fois le réassort terminé, un bon de livraison est imprimé pour le client.

Relevé des données toutes les deux heures

« Au départ, nous envisagions de transmettre les bons de livraison par modem en fin de journée. Mais Interscan Systèmes nous a proposé leur transmission immédiate par GPRS. L'idée nous a séduits, car le gestionnaire n'a pas à se connecter le soir pour les envoyer au système de gestion commerciale », se souvient Éric Dunis. Le bon de livraison est envoyé immédiatement par GPRS vers un serveur FTP. Ces données sont relevées toutes les deux heures pour être importées vers le système de gestion commerciale. Les factures sont éditées et imprimées dans la nuit et envoyées chez les clients dès le lendemain matin.

Cet outil informatique mobile n'a pas immédiatement fait l'unanimité. Les plus anciens, qui n'avaient pas envie de changer leurs méthodes de travail, ne l'ont pas accueilli avec enthousiasme. Harmony a donc décidé de démarrer l'application avec les gestionnaires les plus motivés. En six mois, vingt-deux d'entre eux ont été progressivement équipés d'un PDA. Le bouche à oreille a ensuite converti les plus réticents. « Grâce à la lecture du code-barres des produits mis en rayon et à l'édition automatique du bon de livraison, les gestionnaires ne passent plus que 15 minutes dans le magasin au lieu d'une heure. Ils rentrent plus tôt chez eux ou à l'hôtel », relate Éric Dunis.

Des stocks roulants largement réduits

Le démarrage de l'application du premier coup et sans aucun bug n'a pas été étranger à ce succès. Le développement du logiciel embarqué sur les PDA a été réalisé par Interscan Systèmes avec qui Harmony a pris le temps d'analyser les erreurs potentielles afin que les gestionnaires n'aient aucune question à se poser. C'est Éric Dunis qui a réalisé sans difficulté l'interface entre le serveur FTP et l'application ERP.

La transmission en temps réel de la quantité d'articles mis en place dans les rayons présente un autre atout. Harmony connaît à tout moment l'état de ses stocks. Auparavant, le stock dans les camions n'était connu qu'au départ et au retour de la tournée. La mise à jour automatique des stocks autorise une prévision plus fine des commandes et des ordres de fabrication.

Après quelques mois d'exploitation, l'informatisation des tournées a créé d'importants changements dans l'organisation logistique et commerciale. Les gestionnaires passent moins de temps dans les magasins, leurs tournées peuvent donc s'allonger. Les contraintes de déplacement des poids lourds empêchent toutefois la livraison de clients supplémentaires. Il a donc été décidé, début 2005, que les tournées se feraient en voiture ou en petits fourgons transportant un stock minimal. Les jouets sont maintenant expédiés aux magasins par messagerie sur les bases d'estimations réalisées lors d'un passage précédent du gestionnaire. Résultat, deux dépôts de marchandises ont été supprimés, les stocks roulants ont été considérablement réduits et le métier des gestionnaires a évolué. Les gestionnaires qui, à la base, devaient détenir le permis de conduire de poids lourds sont désormais des commerciaux pour lesquels le permis voiture suffit. Leur métier est plus valorisant. Ils ont l'opportunité de prospecter de nouveaux clients. Et ils gagnent également en confort de vie. Ils rentrent tous les soirs chez eux, alors qu'auparavant, les trois quarts d'entre eux couchaient à l'hôtel. Début 2007, toute la flotte de véhicules poids lourds aura été remplacée.

L'ESSENTIEL

L'application - Transmission en temps réel des bons de livraison. L'équipement - Les gestionnaires itinérants sont équipés de terminaux GPRS qui éditent les bons de livraison et les transmettent au système de gestion commerciale. Les bénéfices - Le délai de facturation est passé de 2 à 3 semaines, à 1 journée. - L'organisation logistique et commerciale a été totalement revue.

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