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ATTENTION ! LE BPM ARRIVE

Mirel Scherer
La tornade BPM, ou business process management, ne fait que commencer. Mais elle risque de toucher, comme les ERP, l'ensemble des entreprises.

N'allez pas croire que les logiciels de BPM (business process management, autrement dit la gestion des processus métier) vont évincer votre bon vieil ERP. Mais ces outils, qui commencent à se faire une place au soleil, méritent une attention toute particulière. Bien plus simples d'emploi que les ERP, ils ont le potentiel de prendre à terme une place aussi importante dans l'entreprise que l'ont fait les progiciels de gestion intégrés nés il y a une bonne vingtaine d'années. Leur objectif : s'insinuer dans les rouages des entreprises désireuses de mieux maîtriser le déroulement des différents processus qu'elles utilisent. Achats, fabrication, contrôle de la qualité ou ventes... tout est passé au crible par ces outils d'une nouvelle race.

Nouvelle fonction : directeur de processus

Pour mieux comprendre le fonctionnement d'un tel outil, prenons l'exemple du suivi de la qualité sur une chaîne d'assemblage d'automobiles. À chaque étape de la fabrication du véhicule, les opérateurs assurent un contrôle du respect du cahier des charges et remédient, si possible, aux défauts constatés. En fin de chaîne, le contrôle final détecte les rebuts et effectue les réparations nécessaires. Avec un projet BPM, le directeur de processus (une nouvelle fonction qui apparaît et dont le titulaire doit avoir une double casquette, métier et informatique) va piloter le bon déroulement de ce processus en répondant à des objectifs de performance et de coût. Il suit aussi les évolutions destinées à l'amélioration de ce processus. À ce titre, il utilise des indicateurs de performance et des indicateurs métier qui sont mis en place. L'équipe BPM qu'il dirige assure la définition et le paramétrage de règles métier, conçoit les diagrammes des processus qui seront mis en oeuvre avec des outils comme Mega de la société éponyme, Aris d'IDS Scheer, Visio de la suite Office de Microsoft...

À l'instar de l'ERP, un outil BPM a un effet structurant, nécessite la création d'équipes projet, implique un engagement fort de la direction... Autre ressemblance entre les deux outils : ils concernent, dans un premier temps, les grands comptes, pour des raisons évidentes de coûts. Des coûts qui vont vraisemblablement baisser au fur et à mesure que ces solutions se généraliseront.

L'approche BPM, qui vise la mise en place de processus transversaux dans l'entreprise, est une organisation complémentaire à celle géographique ou par métier. Une organisation qui apporte, selon les premiers utilisateurs, une amélioration sensible de la productivité de l'entreprise, grâce à la réduction des erreurs et des pertes d'informations ainsi qu'à un meilleur service aux clients.

Exemple : ThyssenKrupp Automotive Systèmes France. L'entreprise recherchait une solution capable de gérer la documentation qualité, d'automatiser et de piloter les processus via des indicateurs et, enfin, d'améliorer la communication et de permettre à chaque opérateur de montage d'intervenir dans un processus. Pour ce faire, elle a mis en place la solution VDoc Suite de VDoc Software. Après une rapide formation, le service qualité de l'entreprise s'est attaché à modéliser les différents processus comme la production (fiche de retouche, non-conformité, fiche problème, fiche audit produit), la logistique (contrôle des outils de manutention), la maintenance (contrôle hebdomadaire de la ligne de production), la qualité (boîte à idées pour recenser les propositions, audits, études de faisabilité, plans d'actions), etc. Ces informations sont désormais accessibles à tous via le portail VDoc.

Le système mis en place permet une traçabilité totale des interventions et un reporting en temps réel. Les principaux formulaires papier de l'entreprise ont été supprimés du système de gestion électronique des documents (GED) et remplacés par des workflows. Éliminées aussi toutes les ressaisies. Ainsi, lors des audits réalisés sur la ligne de production, les codes des produits audités sont scannés et viennent alimenter automatiquement le processus d'audit. De la même manière, les non-conformités sont saisies automatiquement dans le processus ad hoc. La saisie et les risques d'erreurs ont été totalement supprimés. La mise en place du processus "boîte à idées" a permis de dépasser de 30 % les objectifs de propositions d'améliorations formulées par les salariés. Les rapports sont également disponibles en temps réel et accessibles selon le profil des utilisateurs à travers le portail.

D'où viennent et comment s'articulent ces logiciels new look ? Évolution naturelle du monde du workflow et des outils d'intégration (EAI), les logiciels de BPM sont des solutions clés en main qui ajoutent à la panoplie informatique des entreprises une nouvelle dimension. Aux efforts d'intégration des systèmes informatiques, ces solutions s'attaquent à l'interaction entre les outils informatiques et les hommes et, surtout, à la communication des hommes entre eux pendant le déroulement des processus.

Mutualiser les systèmes d'information

« L'originalité de solutions de BPM réside dans leur capacité à intégrer la dimension humaine, et aussi dans la possibilité de réaliser des simulations de processus en temps réel, de les modifier et de les contrôler », explique Wolfram Jost, responsable de la stratégie et du développement d'IDS Scheer, fournisseur de la plate-forme de BPM Aris choisie par Microsoft et SAP. Une plate-forme utilisée également par Dalkia, filiale de Veolia et prestataire de services énergétiques, pour formaliser ses soixante processus métier dont la moitié est réalisée. « Nous avons cartographié notre système d'information [SI] pour deux raisons », précise Maryse Blanvillain, chef de projet à la direction organisation et système d'information (DOSI) de Dalkia. « D'abord, pour savoir de quoi sont composées les applications et, ensuite, pour déterminer comment les applications communiquent entre elles. Ce qui permettra à la DOSI d'avoir une maîtrise complète des évolutions du système d'information, dans un contexte d'infogérance. Mais aussi, la mutualisation des SI avec nos filiales internationales, permettant des économies d'échelles. »

Si les grandes entreprises s'intéressent au BPM, ce marché reste cependant encore jeune. Le cabinet Vanson Bourne a mené, pour le compte de FileNet, la filiale d'IBM spécialisée dans la gestion de contenu et dans le BPM, une étude auprès de 150 responsables informatiques de grands comptes au Benelux, en France, en Allemagne, en Italie et en Grande-Bretagne. Il en ressort que 70 % d'entre eux reconnaissent un lien direct entre la gestion d'un grand nombre de processus clés et le succès de leur entreprise. Néanmoins, plus de 59 % n'ont pas encore mis en place de solution complètement intégrée de BPM. Alors que 47 % expliquent qu'ils ne voient pas d'obstacles pour mettre en oeuvre le BPM à travers toute l'entreprise et 59 % ont des plans pour l'implémenter dans les six mois à deux ans. Les deux tiers des répondants reconnaissent que la fusion du contenu et des processus est le composant le plus important d'un système de BPM pour leur organisation.

Une avalanche d'éditeurs

Ce n'est donc pas étonnant si les éditeurs considèrent le marché du BPM comme un nouvel Eldorado. Selon le Gartner Group, pas moins de 150 fournisseurs se partagent ce marché. Dont les leaders au nombre de quatre. Gartner apprécie par exemple, l'ergonomie de la solution de Fuego et juge que son rachat par BEA lui donne des gages de pérennité. Le cabinet américain met en évidence aussi Savvion pour son référentiel de processus, qui facilite la réutilisation. La croissance de Lombardi et ses références clients sont très appréciées. Enfin, selon Gartner, Pegasystems fait une utilisation remarquée de sa technologie de moteur de règles métier, qui élimine des tâches de programmation complexe. Ce dernier propose également une riche collection de processus préconstruits pour différents secteurs verticaux. Dans les autres catégories répertoriées par Gartner on trouve des fournisseurs comme Fujitsu, FileNet (qu'IBM a racheté en 2006), Metastorm et Global 360, qui sont considérés comme des "challengers". Ou dans la catégorie "visionnaires" : IBM, Adobe, Appian et Tibco (considéré par ailleurs comme un des leaders du BPM par une étude d'un autre cabinet, Forrester Research). Enfin dans la catégorie "acteurs de niche" Gartner distingue : Ultimus, Graham Technology, Axway, CA et Singularity. Le cabinet attire également l'attention sur quelques éditeurs comme ACI Worldwide, Autonomy Cardiff, DST, Exigen Group, Northrop Grumman. Ou celle des suites en cours de construction ou complètes chez Cordys, Handysoft, Oracle, SAP et Source Code. Ce dernier, qui compte un millier de clients au monde et des grands noms comme Faurecia, Renault, Technip ou Essilor en France, annonce également une nouvelle version de son logiciel K2.net qui fonctionne en environnement Microsoft. Ce n'est pas tout. EMC annonçait lui aussi, début mars 2007, une offre BPM complète, Documentum Process.

Après cette avalanche d'éditeurs américains, on mentionnera un allemand, Software AG, qui fait part de son intention d'acquérir le spécialiste de l'intégration métier WebMethods et qui propose des outils BPM et SOA utilisés par 3 000 entreprises au monde.

Identifiez les approches métier et processus

Trois français sont dans la course, Lascom (avec une offre BPM/PLM, Advitium), Ilog, le grand spécialiste des règles métier avec ses outils Jrules et W4 qui prévoit pour la fin de l'année l'intégration d'un moteur de règles dans sa suite BPM. Ce moteur permettra de gérer via une interface sécurisée les règles métier et de gestion.

Le succès d'Ilog qui annonce encore une fois une progression sensible de son chiffre d'affaires, démontre l'intérêt des utilisateurs pour la gestion de ces règles métier. « Notre solution est complémentaire à celle proposée par les fournisseurs de solutions de BPM », remarque Alain Gendre, responsable produit BPM d'Ilog. Ce qui explique l'alliance que l'éditeur français a nouée avec une dizaine d'éditeurs attitrés comme FileNet, Software AG, Fujitsu, BEA, Vitria, Fuego, EMC, etc. « La gestion de règles métier permet d'automatiser d'une manière flexible et transparente les processus qui comportent de nombreux points de décision », souligne l'expert. Tout en prévenant les futurs utilisateurs de la nécessité de bien identifier, avant de lancer une application, les deux logiques, métier et processus. « Ces deux approches différentes doivent cependant être menées simultanément », conclut Alain Gendre.

À bon entendeur, salut...

BPM

(business process management ou gestion des processus métier) Ce que c'est - Il s'agit d'un ensemble de méthodes et d'outils informatiques capables de modéliser et de simuler les processus de l'entreprise (qualité, maintenance, études, fabrication, etc.), de les analyser et de les améliorer en fonction des objectifs de l'entreprise, mais aussi de les contrôler. Une approche qui passe par la mise en place de workflows pour exécuter ces processus. Le marché - Selon Forrester Research, le marché mondial du BPM (logiciels, services et maintenance) a avoisiné les 1,2 milliard de dolars en 2005 et serait de 2,7 milliards de dolars en 2009. Les fournisseurs et les outils - Gartner compte environ 150 fournisseurs de solutions BPM. Selon le cabinet américain, seulement 25 resteront dans la course en 2008. Fuego, Savvion, Pegasystems et Lombardi sont considérés comme les leaders de ce marché

LA BONNE DÉMARCHE

- Définir les objectifs - Constituer l'équipe projet - Modéliser et cartographier les processus métiers - Estimer le retour sur investissement du projet et le rapport coûts/bénéfices - Accompagner le changement et faire adhérer les utilisateurs à une démarche BPM - Intégrer la gestion des activités par les processus métiers - Déterminer les synergies entre les démarches BPM et SOA - Assurer la gestion et le contrôle de la performance opérationnelle

LE BPM FIABILISE LES F1 DE RENAULT

- Après avoir testé une trentaine de solutions BPM, l'usine d'Enstone (Grande-Bretagne) a installé en 2006 la solution Team Works de l'éditeur américain Lombardi. Premier chantier : la gestion des incidents liés à la fiabilité de la voiture. Le processus s'est beaucoup amélioré par rapport à la solution précédente basée sur des fichiers Excel et qui fonctionnait très mal. Le BPM dialogue via des Web services avec les autres applicatifs (ERP, PLM) pour chercher les informations qu'il va traiter. L'expérience a vocation à faire tache d'huile car l'usine de moteurs de Viry-Châtillon (Essonne) mettra en place la même solution cette année en complément de son progiciel de gestion intégré SAP.

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