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Arc International dématérialise ses factures

Benoît Rey

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Arc International dématérialise ses factures

© D.R.

En passant du papier à l'électronique, le distributeur des arts de la table optimise la gestion de ses transactions avec ses fournisseurs.

Augmenter la productivité d'une entreprise implique aussi d'améliorer l'efficacité de sa comptabilité. Surtout si, comme chez Arc International, cela représente un nombre de 120 000 factures qu'il faut traiter chaque année.

À l'origine, spécialisée dans la fabrication de verrerie de cuisine, cette entreprise, établie dans le nord de la France, a progressivement étendu son activité à la distribution des arts de la table.

Convertir les factures en fichiers PDF

En 2005, pas moins de douze comptables s'emploient à gérer les factures qu'Arc International reçoit de ses fournisseurs. La société fait alors appel à Xerox Global Service qui lui propose d'informatiser non seulement les factures, mais également les bons de livraisons et de commandes. Pour cela, la solution la plus simple consiste à scanner les documents, puis à les convertir en fichiers images PDF. « Ceux-ci sont stockés dans une base de données, il suffit donc de quelques clics de souris pour les avoir à nouveau sous les yeux, même si la version papier est déjà archivée », explique Patrick Bensemhoun, directeur de programmes marketing chez Xerox.

Pour ce qui est du ressort fiscal, l'article 289bis du code général des impôts confère à la facture numérisée une valeur légale, à condition notamment qu'elle soit signée électroniquement. Il s'agit d'un code unique pour une facture, attribué par un workflow, c'est-à-dire un logiciel de gestion des processus. Celui-ci est également chargé de la validation, de toute modification ou publication du document. Par exemple, il vérifie automatiquement que les montants sur la facture et sur le bon de commande sont bien similaires. « Étant donné qu'une facture est scannée en une seconde seulement, le gain de rapidité de traitement est au final d'un facteur dix », estime Ange Galatola, directeur comptable chez Arc International. « Deux machines de 40 000 euros chacune nous ont permis de réduire le personnel de comptabilité de douze à cinq », se réjouit-il. Selon lui, la seule contrepartie réside dans le fait que le travail est devenu extrêmement répétitif pour la personne qui s'occupe de passer les documents dans le scanner. Raison pour laquelle il est nécessaire pour les cinq comptables restant de se relayer.

Un suivi des comptes plus rigoureux

Outre le gain de temps, la diminution des tâches manuelles réduit considérablement le nombre d'erreurs. Étant donné que toute modification est enregistrée, la traçabilité dans le cycle d'approbation s'en trouve améliorée. Par exemple, lors d'un retard de paiement, il devient possible de définir précisément l'endroit où le circuit est bloqué et d'agir en conséquence sans avoir à effectuer de fastidieuses recherches dans la masse de factures papier archivées.

Par ailleurs, il est légalement possible d'effectuer des transactions électroniques entre client et fournisseur sans aucun support papier. On parle alors de "dématérialisation fiscale". Cela correspond à un gain de place (moins de stockage matériel), mais aussi à des économies en encre et en papier. Pourtant, si Xerox propose ce service, chez Arc International pas question pour le moment d'évoluer dans ce sens. « Nous sommes satisfaits de notre système actuel, explique Ange Galatola, le gain de place n'est pas notre objectif prioritaire. Si nous devons évoluer, ce sera davantage pour étendre le procédé à notre partie client. »

EN BREF

Le problème - Augmenter la rapidité de traitement - Diminuer les risques d'erreurs La solution - La numérisation des factures et l'automatisation de leur gestion

APRÈS LA DÉMATÉRIALISATION, L'EXTERNALISATION

Aujourd'hui, de nombreuses entreprises vont plus loin que la dématérialisation de leurs transactions en externalisant l'exploitation et l'archivage de leurs factures auprès de sociétés telles que Xerox, B-process ou Deskom. Ainsi, lors d'un contrôle fiscal par exemple, les inspecteurs se rendent directement aux centres d'hébergement mutualisé. Cela représente souvent un gain de temps pour eux, comme pour l'entreprise contrôlée. Le prix d'un tel service varie de 25 à 40 centimes la facture selon le volume, la diversité, les délais demandés, la rigueur exigée, etc.

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