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La semaine de Jean-François Prevéraud

Adobe facilite le travail collaboratif

Industrie et  Technologies
A l'occasion de la publication d'un livre blanc par Adobe Systems sur l'optimisation et la sécurisation de la collaboration dans l'entreprise étendue, j'ai rencontré Christophe Marée, responsable marketing entreprise de l'éditeur qui m'a commenté leur vis



"90 % des entreprises souhaitent réduire leurs coûts d'industrialisation, tandis que 81 % d'entre-elles cherchent à diminuer la durée moyenne du cycle de développement de leurs produits. Pour y parvenir, 64 % de ces entreprises envisagent d'améliorer les processus de communication et d'échange d'informations''. Voici quelques-unes unes des informations importantes mises en avant dans une étude réalisée par le cabinet IDC auprès de 75 entreprises françaises de l'industrie manufacturière, pour le compte d'Adobe Systems.

Dans un paysage économique marqué par une pression concurrentielle très forte, les entreprises doivent en effet relever de nouveaux défis parmi lesquels l'augmentation de la concurrence, la réduction des marges bénéficiaires, la prolifération de nouveaux produits avec un rythme de mise sur le marché qui s'accélère, une complexité accrue de la chaîne logistique ou encore une tendance à la délocalisation et à l'externalisation.

« On peut aussi y ajouter depuis le début de la crise une contraction de la demande et une plus grande versatilité des clients dont la loyauté devient incertaine », constate Christophe Marée, responsable marketing entreprise d'Adobe Systems France. « Enfin, il faut aussi que les entreprises garantissent une conformité réglementaire toujours plus pressante, tout en assurant de la personnalisation de masse de leurs produits. Elles ont aussi une obligation forte de maîtriser leurs coûts et leurs marges, tout en finançant l'innovation ».

S'ouvrir aux autres

Pour faire face à l'ensemble de ces défis, l'entreprise doit de plus en plus communiquer hors de ses murs et se transformer en une entreprise étendue, capable de partager ses connaissances avec ses partenaires dès la phase amont de conception d'un produit, capable aussi d'optimiser son efficacité et ses coûts en révisant son processus collaboratif. Le constat est sans appel : l'optimisation et la sécurisation de la collaboration sont au cœur des enjeux de l'entreprise.

Si le cycle de vie du produit, depuis sa conception jusqu'à sa commercialisation, rend impératif le besoin d'une collaboration renforcée, dans et hors de l'entreprise, tout au long du processus de production, cette collaboration revêt de multiples enjeux. L'écosystème de l'entreprise étendue regroupe en effet des entités géographiquement distantes, aux méthodologies de travail différentes, utilisant une multitude d'outils hétérogènes : selon cette étude, un fabricant, suivant son activité, travaille avec 10 à 50 partenaires pour la commercialisation d'un produit. Dans un tel contexte, la communication et l'échange de documents doivent être parfaitement contrôlés pour assurer la circulation correcte de l'information. Ils doivent également être sécurisés pour protéger l'entreprise de la divulgation de données sensibles qui pourraient avoir un impact sur ses performances globales.

« Parmi les principaux freins à l'entreprise étendue, se trouvent effectivement les difficultés de coordinations liées à la séparation géographique des différents acteurs d'un projet. Ce qui montre que les entreprises ont encore du mal à développer et maîtriser le travail à distance. Elles ont aussi de la difficulté à appliquer une approche rigoureuse de la traçabilité, de l'assurance qualité et de la sécurité lors des revues de conception ». Des phénomènes bien souvent amplifiés par le manque d'interopérabilité entre les entités et l'absence de processus de contrôle. Autant de points qui ont un impact important sur la croissance et les performances des entreprises.

Ainsi, Le temps perdu dans la conversion de documents et la remise en cause de l'intégrité des données peuvent entraîner des retards dans la commercialisation d'un produit. Ils peuvent également augmenter ses coûts de fabrication ou encore entraîner la mise sur le marché d'un produit inadapté, avec pour conséquence la remise en cause des performances financières de l'entreprise.

A cela s'ajoutent bien entendu les légitimes inquiétudes inhérentes à la sécurité et à la protection de l'information, quand une entreprise collabore avec des entités installées dans des pays émergents où la propriété intellectuelle et l'intégrité de la marque restent des notions assez floues et peu respectées.

Un constat bien établi

Selon cette étude, le besoin d'un meilleur partage de l'information est ainsi bien identifié par les entreprises. Elle estime que 72 % d'entre elles jugent très important d'échanger en amont sur l'expression du besoin (études marketing, plan produit et cahier des charges), 77 % sur l'étude de faisabilité et jusqu'à 80 % pensent qu'il leur est fondamental d'échanger librement pendant la phase de conception et de développement.

« Pourtant, le mode de partage de l'information manque considérablement de fluidité : ainsi le processus collaboratif s'appuie à 92 % sur les e-mail, l'échange de fichiers informatiques, ainsi que le téléphone et les réunions physiques », regrette Christophe Marée.

Un processus qui, en effet, n'est pas sans conséquences : les principales difficultés en matière de partage de l'information concernent la taille des fichiers, les temps de réponses jugés trop longs, la difficulté à compiler différents formats de fichiers au sein d'un document électronique unique ou encore le manque de clarté sur la révision du document.

En conséquence, le temps passé sur l'échange de l'information est considéré comme inacceptable pour 46 % des entreprises : durant le cycle de conception, de développement et de fabrication d'un produit, il représente 20 % du temps de travail sur un projet pour un tiers des entreprises. Il dépasse même les 30 % pour 12 % des entreprises consultées.

Fortes de ce constat, les entreprises jugent fondamental l'application d'un processus de collaboration optimisé. La majorité des entreprises ont ainsi établi des processus de collaboration définissant les interactions entre les ingénieurs internes et externes à l'entreprise. « Cependant seules 21 % d'entre-elles ont mis en place un process automatisé et documenté pour les interactions entre ingénieurs de même métier. Cette part tombe à 12 % dés lors qu'il s'agit de collaboration avec les autres métiers de l'entreprise », déplore Christophe Marée.

D'autres difficultés subsistent aussi pour les entreprises, à commencer par le risque de divulgation ou la perte de contrôle sur les données partagées, ainsi que la non-automatisation des échanges d'informations. Et dans tous les cas, se pose encore à elles la problématique de la sécurisation des contenus, pour éviter de divulguer des informations sensibles.

Si la majorité des entreprises a bien défini des politiques de sécurisation des données sensibles, ces processus de protection ne sont pas généralisés dans toutes les catégories d'informations. De fait, peu de mesures sont prises pour éviter la divulgation d'informations dite sensibles : ainsi 41 % des entreprises n'ont aucun moyen en place et seulement 29 % tracent leurs documents.

Rationaliser et sécuriser le processus de collaboration

« Pourtant des solutions logicielles facilitant la définition et la mise en place d'un processus collaboratif optimisé, existent, notamment chez Adobe Systems », constate Christophe Marée. « Avec Adobe Acrobat et Adobe LiveCycle, les entreprises peuvent définir un partage de l'information qui repose sur l'échange de documents électroniques basés sur la norme PDF ».

De tels documents permettent d'agréger des informations issues d'une grande variété de fichiers informatiques (traitement de texte, tableurs, mails, modèles CAO 3D, données d'ingénierie, plans 2D, nomenclature produit, données projet, chiffrage...) au sein d'un unique fichier. Ce document électronique est léger, parfaitement révisable par chaque intervenant autorisé du projet, et il est traçable. L'entreprise définit ainsi un processus de gestion des droits numériques du document, qui lui permet tout à la fois de garder le contrôle sur son information et d'en tracer l'utilisation. De quoi mettre en place des garde-fous contre les erreurs humaines et éviter le pillage de l'information.

« D'autres outils comme Adobe Connect, permettent d'optimiser la collaboration via la conférence en ligne en créant des réunions virtuelles entre des personnes géographiquement distantes, au sein de salles de réunion. Les intervenants peuvent alors discuter, échanger et partager des documents, les annoter et les commenter comme s'ils étaient physiquement réunis face à face ».

La mise en œuvre de telles solutions permet à l'entreprise de reconsidérer sa façon de collaborer et de sécuriser l'échange de son information. Les bénéfices d'une meilleure circulation de l'information se mesurent pour elle en termes d'accélération des cycles de développement des produits. Ils se mesurent également en une rationalisation des processus de collaboration avec à la clé, une réduction des coûts et des délais de mise sur le marché des produits. Et comme le font remarquer les auteurs de l'étude IDC : "la propension des industriels à percevoir l'échange d'informations et de documents comme le fondement des systèmes et des processus collaboratifs aura un impact direct sur leur capacité à devenir ou rester concurrentiels sur un marché devenu mondial".

Ce que Christophe Marée résume dans la formule lapidaire : « Communiquez, collaborez, mais surtout coordonnez ».

A la semaine prochaine.

Pour en savoir plus : http://www.adobe.com/fr/

Jean-François Prevéraud, journaliste à Industrie & Technologies et l'Usine Nouvelle, suit depuis plus de 27 ans l'informatique industrielle et plus particulièrement les applications destinées au monde de la conception (CFAO, GDT, Calcul/Simulation, PLM...). Il a été à l'origine de la lettre bimensuelle Systèmes d'Informations Technologiques, qui a été intégrée à cette lettre Web hebdomadaire, dont il est maintenant le rédacteur en chef.
 

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